МyOffice Spreadsheet permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document en même temps. Le propriétaire du document peut accorder l'accès à d'autres utilisateurs pour qu'ils puissent visualiser, modifier ou gérer ses documents.

Les types d'accès suivants peuvent être accordés aux documents : Lecture, Modifier, Peut gérer, Accès refusé.

Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gestion de l'élément peuvent tous deux modifier les droits à l'élément accordés par les autres utilisateurs.

 

Pour partager un fichier :

1.Effectuez l'une des actions suivantes :

Dans la Barre de menus, cliquez sur Fichier et cliquez sur Partager.

Cliquez sur le bouton Partager de la Barre de configuration.

2.Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez les noms ou les adresses électroniques des utilisateurs auxquels l'accès est accordé (si le logiciel mail est connecté), ou sélectionnez-les dans votre liste de contacts en cliquant sur le bouton knpk_adress_book.

3.Si nécessaire, placez le curseur sur l'avatar de l'utilisateur à qui l'accès est accordé (si le logiciel mail est connecté) et cliquez sur Détails pour aller à la page de contact dans MyOffice Contacts. Lorsque vous cliquez sur le bouton, la page s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur.

4.Sélectionnez les droits d'accès au fichier dans la liste déroulante : Lecture, Modifier, Peut gérer, Accès refusé. Une brève description des autorisations pour chaque type est affichée à côté du nom du type d'accès. L'option Accès refusé refusera l'accès au fichier à l'utilisateur sélectionné (cette option est utile pour restreindre l'accès à des utilisateurs spécifiques lorsque l'accès en masse a été précédemment accordé).

5.Si nécessaire, cochez la case Notifier par email pour que les utilisateurs reçoivent un message leur indiquant que l'accès au dossier leur a été accordé. La case Notifier par email est affiché si le logiciel mail est connecté.

6.Si vous le souhaitez, ajoutez un message (si le logiciel mail est connecté). Il sera affiché dans le corps du message.

7.Cliquez sur le bouton Ajouter.

Les notifications par email sont disponibles si le client mail est connecté et ne peuvent être envoyées qu'à des utilisateurs individuels. Notifier les groupes n'est pas autorisé.

Si les droits sont accordés avec succès, le nom de l'utilisateur et le type des des droits d'accès seront affichés dans le formulaire d'information sur l'accès.

Vous pouvez partager l'accès à travers d'une fenêtre d'obtention d'un lien.

Les utilisateurs dont le droit d'accès est Lecture, peuvent :

Consulter, télécharger, copier des fichiers partagés.

Envoyer les fichiers partagés par email (si le logiciel mail est connecté).

Demander des droits d'édition.

Révoquer leur propre accès aux fichiers partagés.

 

Les utilisateurs dont le droit d'accès est Modifier, peuvent :

Consulter, modifier, télécharger, ou copier des fichiers partagés.

Créer de nouvelles versions du fichier partagé actuel.

Envoyer les fichiers partagés par email (si le logiciel mail est connecté).

Consulter et modifier la liste des utilisateurs qui peuvent accéder au fichier ou objet.

Révoquer leur propre accès.

 

Les utilisateurs disposant de droit d'accès Peut gérer peuvent :

Consulter, modifier, télécharger, copier des documents partagés.

Renommer les documents partagés ouverts.

Créer de nouveaux documents dans le dossier partagé.

Téléchargez des fichiers dans le dossier partagé.

Supprimer des fichiers dans le dossier partagé.

Créer des copies de documents partagés. La copie de fichiers à partir du dossier partagé est possible à la fois vers des dossiers personnels et des dossiers partagés.

Créer de nouvelles versions d'un document partagé.

Visualiser, supprimer et renommer des versions de documents partagés.

Déplacer des documents vers un dossier partagé, dans le cadre d'un dossier partagé, ainsi que vers des dossiers personnels ou modifiables.

Envoyer des documents partagés par email (si le logiciel mail est connecté).

Visualiser et modifier la liste des utilisateurs à qui le document est accessible.

Modifier les droits des utilisateurs auxquels le document est accessible.

Refuser l'accès aux documents partagés.

 

Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gestion peuvent modifier le niveau d'accès pour les utilisateurs et en fournir d'avantage (par exemple, Modifier au lieu de Lecture) ou de moins (par exemple, Lecture au lieu de Peut gérer).

Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gestion peuvent modifier le niveau d'accès à tout moment :

1.Utilisez l'une des méthodes de partage d'accès dans un document ouvert.

2.Dans la fenêtre qui s'ouvre avec la liste des utilisateurs, cliquez sur le champ avec le type d'accès actuel et sélectionnez un autre type (une courte description des droits pour chaque type est affichée à côté du nom du type d'accès). Les modifications seront appliquées automatiquement.

3.Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer.

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