Chaque fichier et dossier dans MyOffice Documents a sa propre adresse web. Les liens permettent un accès rapide aux fichiers ou aux dossiers. MyOffice Documents prend en charge deux types de liens :

Lien interne MyOffice : Un lien vers un objet (fichier ou dossier) pour les utilisateurs autorisés. Un lien interne est automatiquement généré lorsqu'un fichier ou un dossier est créé dans le stockage de documents et reste inchangé jusqu'à ce que le fichier ou le dossier soit supprimé du stockage de documents. En cliquant sur le lien, les utilisateurs peuvent ouvrir le fichier ou le dossier en fonction de leurs droits d'accès actuels au fichier ou au dossier. Veuillez noter que l'envoi d'un lien ne garantit pas un accès partagé au fichier ou au dossier. Si le client email est connecté, les utilisateurs sans droits d'accès pourront les demander au propriétaire  et/ou un utilisateur ayant des droits de gestion (si disponible) après avoir reçu le lien.

Lien public : Un lien vers le fichier ou vers le dossier pour les utilisateurs externes (non autorisés), généré par le propriétaire du fichier ou du dossier ou un utilisateur ayant des droits de gestion. En cliquant sur le lien, les utilisateurs peuvent ouvrir le fichier ou le dossier en mode affichage, les télécharger ou imprimer. Pour les fichiers audio et vidéo, les fonctions de visualiser, d'écouter, d'avancer et de reculer l'enregistrement et de télécharger l'enregistrement sont prises en charge. Un lien public vers un fichier ou vers un dossier est généré et ne change pas jusqu'à ce qu'il expire et/ou soit supprimé. L'option permettant de créer un lien public pour les objets de la section Partagé peut être activée/désactivée par l'administrateur système.

Si l'option de création de liens publics est désactivée dans la version installée de l'application, l'onglet Lien public ne s'affiche pas, seule la génération de liens internes MyOffice est disponible.

Pour partager le lien vers un fichier ou un dossier :

1.Sélectionnez l'objet souhaité dans la liste en cliquant sur son icône.

2.Sélectionnez l'une des options suivantes :

Cliquez sur le bouton insert_link Partager un lien de la Barre d'outils.

Sélectionnez la commande Partager un lien dans menu contextuel qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur le nom du fichier ou du dossier avec le bouton de droite de la souris.

Passez dans la fenêtre de partage d'accès.

3.Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet qui correspond au type de lien que vous voulez envoyer :

Lien interne MyOffice

Lien public

Vous pouvez copier et partager le lien dans la fenêtre de partage d'accès.

Demande d'accès

Si le client email est connecté et si l'utilisateur n'a pas d'accès au fichier ou au dossier, il peut envoyer une demande d'accès au fichier. Pour ce faire :

1.Suivez le lien reçu dans l'email d'accès.

2.Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez à qui envoyer la demande d'accès (le propriétaire et/ou l'utilisateur ayant des droits de gestion), la liste des utilisateurs disponibles à sélectionner est classée par ordre alphabétique.

3.Si nécessaire, écrivez une explication de la demande d'accès dans le champ approprié.

4.Cliquez sur Demander l'accès.

Le propriétaire du fichier ou du dossier (un utilisateur ayant des droits de gestion)  recevra un email de demande d'accès. Afin de fournir l'accès au fichier ou au dossier, veuillez cliquer sur le bouton Configurer l'accès dans l'email reçu. Vous serez automatiquement transferé vers l'objet en question dans le stockage du fichier. Si l'objet a déjà été déplacé vers le dossier Corbeille, un avertissement apparaîtra à l'écran lorsque vous cliquez sur le lien de l'email de demande d'accès. L'objet sera mis en évidence dans la liste des fichiers du dossier Corbeille.

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