Accorder et modifier les droits d'accès

Dans MyOffice Documents, vous pouvez donner accès à d'autres utilisateurs :

•À vos documents et dossiers.

•Aux documents et aux dossiers pour lesquels vous avez le droit d'accès Peut gérer.

•À un seul objet (fichier ou dossier) en une seule opération de partage d'accès.

L'accès partagé permet aux utilisateurs d'accéder à tous les documents et dossiers contenus dans ce dossier.

Pour partager un fichier ou dossier :

•Dans la Barre d'outils, cliquez sur le bouton But_Sharing_WDoc (disponible pour le propriétaire du fichier uniquement).

•Cliquez sur le nom du fichier ou du dossier requis avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Partager.

•Dans la Barre latérale, cliquez sur Paramètres de partage (disponible pour le propriétaire du fichier uniquement).

•Utilisez la fenêtre pour obtenir le lien vers le fichier ou dossier.

Pour partager l'accès à un fichier ou dossier:

1.Sélectionnez l'objet souhaité dans la liste en cliquant sur son icône.

2.Utilisez l'une des façons de partage de fichier ou dossier.

3.Dans la fenêtre qui s'ouvre, ajoutez les utilisateurs à qui l'accès doit être accordé de l'une des manières suivantes :

•Saisissez l'addresse email ;

•Si le système email est connecté, cliquez sur le bouton knpk_add_contact (Liste de contacts) pour sélectionner un contact dans le carnet d'adresses à l'aide du bouton knpk_add_in_list (Ajouter à la liste) affiché dans la ligne du contact souihaité lorsque vous placez le curseur dessus. Ajoutez les contacts souhaités à la liste et appuyez sur le bouton Sélectionner.

Vous pouvez partager d'accès avec tous les utilisateurs de la société en même temps en sélectionnant le groupe requis dans l'onglet Groupes de la liste des contacts. Pour connaître le nom du groupe, contactez votre administrateur système.

4.Dans la liste déroulante, sélectionnez le type d'aссès : Modifier, Lecture, Peut gérer ou Accès refusé. Une brève description des droits pour chaque option est affichée à côté des noms des droits.

5.Cliquez sur Ajouter.

6.Si nécessaire, cochez la case Notifier par email et ajoutez un message d'accompagnement. La case à cocher s'affiche s'il existe un système email est connecté.

7.Pour envoyer un lien vers le document par email, cliquez sur le bouton Partager un lien (affiché si un système mail est connecté).

8.Si nécessaire, placez le curseur sur l'avatar ou le nom de l'utilisateur auquel des droits d'accès sont accordés et cliquez sur Plus pour accéder à la page d'informations de contact dans « MyOffice Contacts » (le bouton est affiché s'il y a une intégration avec « MyOffice Mail »). Lorsque l'on clique sur le bouton, les informations de contact s'ouvrent dans un nouvel onglet du navigateur web.

La fonction Notifier par email est affichée lorsqu'il y a intégration avec le système de messagerie et n'est disponible que pour la notification des utilisateurs individuels et non pour les groupes.

Si l'autorisation est réussie, le nom de l'utilisateur et l'icône d'autorisation seront affichés dans la fenêtre d'information sur l'autorisation.

Pour quitter la fenêtre ou vous accordez l'accès, appuyez sur le bouton Fermer.

Si le client email est connecté et lorsque le niveau d'accès est modifié, une notification par email est automatiquement envoyée à l'utilisateur à propos de cet événement. Veuillez noter que les notifications ne sont pas envoyées lorsque l'accès à un élément est annulé. Les notifications par email sont uniquement disponibles pour les utilisateurs individuels et ne sont pas disponibles pour les groupes.

Modifier le type de droit d'accès

Le propriétaire d'un fichier ou dossier peut modifier le type de droit d'accès à tout moment :

1.Sélectionnez l'objet souhaité dans la liste en cliquant sur son icône.

2.Utilisez l'une de méthodes pour partager l'accès.

3.Dans la fenêtre qui s'ouvre avec la liste des utilisateurs, cliquez sur le champ avec le type d'accès actuel et sélectionnez un autre type. Une brève description des droits pour chaque option est affichée à côté des noms des droits. Les modifications seront appliquées automatiquement.

4.Pour quitter la fenêtre ou vous accordez l'accès, appuyez sur le bouton Fermer.

Ajouter les utilisateurs aux accès partagé

Pour ajouter des utilisateurs auxquels l'accès à un fichier particulier est accordé :

1.Sélectionnez l'objet souhaité dans la liste en cliquant sur son icône.

2.Utilisez l'une de méthodes pour partager l'accès.

3.Dans la fenêtre qui s'ouvre avec la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton knpk_add_users , entrez les adresses électroniques et sélectionnez le type d'accès au fichier souhaité.

4.Cliquez sur le bouton Ajouter.

Revoquer les droits d'accès

Pour révoquer les droits d'accès à un fichier particulier :

1.Sélectionnez l'objet souhaité dans la liste en cliquant.

2.Utilisez l'une de méthodes pour partager l'accès.

3.Dans la fenêtre qui s'ouvre, placez le curseur sur la ligne contenant le nom d'utilisateur et appuyez sur le bouton knpk_del qui apparaît.

Refuser l'accès

Vous pouvez également bloquer l'accès à un objet en sélectionnant l'option Accès refusé dans la liste déroulante des types de droits d'accès. Dans ce cas, cet utilisateur se verra refuser l'accès au fichier ou dossier en cours. Les autres fichiers ou dossiers et les autres utilisateurs ne seront pas affectés par ce changement.

Refuser son propre accès

Les fichiers ou dossiers dont l'accès a été accordé à l'utilisateur par leurs auteurs ou propriétaires sont affichés dans le dossier Partagé. L'utilisateur peut refuser l'accès accordé au document ou dossier. Les fichiers ou dossiers seront supprimés de la liste des fichiers disponibles à l'utilisateur.

Pour refuser votre accès aux fichiers ou dossiers, suivez l'une des étapes suivantes :

•Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans le dossier Partagé et sélectionnez Refuser l'accès dans le menu contextuel.

•Dans la Barre de navigation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un sous-dossier du dossier Partagé et sélectionnez le menu contextuel Refuser l'accès (disponible uniquement pour les dossiers et non disponible pour les fichiers).

•Dans le dossier Partagé, sélectionnez le fichier ou le dossier en cliquant sur son icône, cliquez sur le bouton knpk_more (Plus) de la Barre d'outils et sélectionnez Refuser l'accès.

•Dans le dossier Partagé, sélectionnez le fichier ou le dossier en cliquant sur son icône et cliquez sur le lien hypertexte Refuser l'accès de la Barre latérale.

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