L'application permet aux plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même fichier ou dossier. Le propriétaire du fichier ou du dossier peut accorder l'accès à d'autres utilisateurs pour qu'ils puissent consulter, modifier ou gérer ses documents et dossiers. Le propriétaire et l'utilisateur avec le droit de gérer les documents et les dossiers peuvent modifier les droits d'accès accordés par d'autres utilisateurs.
Les fichiers ou dossiers auxquels un utilisateur peut accéder sont affichés dans la Barre de navigation dans le dossier Partagé.
Quatre types d'accès aux fichiers et aux dossiers peuvent être accordés : Modifier, Lecture, Peut gérer et Accès refusé.
Vous pouvez partager soit un fichier séparé, soit un dossier. Les droits d'accès à un dossier s'appliquent : •À tous les fichiers d'un dossier. •À tous les sous-dossiers. •À tous les fichiers de tous les sous-dossiers. Le propriétaire et l'utilisateur avec le droit de gérer peuvent modifier le niveau d'accès pour n'importe quel sous-dossier et n'importe quel fichier dans un dossier partagé. Il est possible d'élargir les droits d'accès (Modifier au lieu de Lecture) ou de les restreindre (Lecture au lieu de Peut gérer). |
Les utilisateurs qui se voient accorder des droits de Lecture peuvent : •Voir les dossiers partagés •Ouvrir des fichiers partagés pour les prévisualiser •Ouvrir des documents partagés pour les visualiser dans l'éditeur •Télécharger des fichiers partagés sur leur propre ordinateur •Copier des fichiers et des dossiers partagés •Convertir des fichiers au format interne de MyOffice à partir du mode aperçu •Envoyer des dossiers partagés par email (s'il y a une intégration avec le système mail) •Copier un lien interne vers un fichier/dossier •Envoyer un lien interne vers un fichier/dossier par mail (si intégré au système mail) •Marquer un fichier comme important •Afficher des informations sur un dossier/fichier •Imprimer le fichier •Rechercher un fichier/dossier dans la liste à l'aide du champ de recherche •Annuler son propre accès aux documents et dossiers partagés (il n'est pas possible d'annuler ses propres autorisations d'accès de groupe et héritées). MyOffice ne permet pas d'enregistrer, de déplacer, de copier, de télécharger un élément dans un dossier avec l'autorisation de visualiser, les dossiers et sous-dossiers de la Corbeille, ainsi que dans les sections Partagé, Dossiers communs, Récent et Marqué. MyOffice vous invite à sélectionner un dossier approprié ou enregistre l'élément dans Mes documents par défaut. |
Les utilisateurs disposant des autorisations d'accès Modifier ont les mêmes autorisations que les utilisateurs disposant des autorisations d'accès Lecture et les autorisations suivantes : •Charger des fichiers/dossiers dans un dossier partagé •Modifier les fichiers et dossiers d'un dossier partagé •Renommer le dossier/fichier partagé (si l'utilisateur a le droit de modifier ou de gérer le dossier parent) •Supprimer des fichiers et des dossiers du dossier partagé (si l'utilisateur a le droit de modifier ou de gérer le dossier parent). •Afficher le journal des versions du document •Créer de nouvelles versions du document •Supprimer, restaurer, renommer les versions du document •Enregistrer les versions du document comme un nouveau document •Créer des éléments à l'intérieur des dossiers auxquels l'accès d'édition a été donné •Déplacer des éléments à la fois dans des dossiers auxquels l'accès d'édition a été accordé et dans des dossiers personnels, publics ou accessibles. •Renoncer à l'accès aux fichiers et dossiers partagés (vous ne pouvez pas annuler les autorisations d'accès de votre propre groupe et les autorisations d'accès héritées). MyOffice ne permet pas d'enregistrer (y compris une nouvelle version), de déplacer, de copier, de télécharger un élément dans un dossier avec l'autorisation de visualiser, les dossiers et sous-dossiers de la Corbeille, ainsi que dans les sections Partagé, Dossiers communs, Récent et Marqué. MyOffice vous invite à sélectionner un dossier approprié ou enregistre l'élément dans Mes documents par défaut. |
Les utilisateurs qui se voient accorder des droits de Peut gérer ont les mêmes autorisations que les utilisateurs disposant du droit d'accès Modifier et les autorisations suivantes : •Créer, supprimer et copier des informations sur un lien public vers un fichier/dossier •Accorder l'accès à l'élément à d'autres utilisateurs •Modifier et supprimer les autorisations des utilisateurs qui ont accès à l'objet (les autorisations d'accès héritées ne peuvent pas être supprimées) MyOffice ne permet pas d'enregistrer (y compris une nouvelle version), de déplacer, de copier, de télécharger un élément dans un dossier avec l'autorisation de visualiser, les dossiers et sous-dossiers de la Corbeille, ainsi que dans les sections Partagé, Dossiers communs, Récent et Marqué. MyOffice vous invite à sélectionner un dossier approprié ou enregistre l'élément dans Mes documents par défaut. |