Lorsque vous ouvrez l'application MyOffice Documents, la page principale du stockage de fichiers contenant les zones principales suivantes s'affiche :
•Barre de navigation
•Barre d’outils
•Espace de travail
•Barre latérale
La partie supérieure de la fenêtre peut contenir une notification indiquant que l'application a été mise à jour. Vous trouverez plus de détails en cliquant sur l'hyperlien des Notes de version de la notification (les notes de version s'ouvriront dans un nouvel onglet du navigateur web). La notification ne bloque pas l'utilisation de l'application et s'affiche pendant 14 jours à compter de la date de la mise à jour du système, jusqu'à ce que l'utilisateur ait pris connaissance des modifications ou ferme la notification en appuyant sur le bouton qui s’y trouve.
Si les paramètres du système sont modifiés par l'administrateur du logiciel MyOffice alors que l'utilisateur travaille dans l'application, une notification apparaît en haut de la fenêtre. Rafraîchissez la page actuelle du navigateur pour assurer la continuation correcte de travaille dans le système. Si l'utilisateur tente d'accéder à une opération dont les paramètres ont été modifiés sans rafraîchir la page du navigateur, un message d'erreur s'affiche. Après avoir rafraîchi la page, l'utilisateur pourra continuer à travailler dans le logiciel MyOffice.
La Barre de navigation dans le stockage des fichiers contient les éléments suivants : •Le bouton •Le bouton Ajouter qui permet de créer ou télécharger un nouveau fichier ou dossier vers le stockage. •Mes documents : Contient des fichiers et dossiers du proprietaire du compte d'utilisateur qui ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs. •Partagé : Contient les fichiers et dossiers dont l'accès a été fourni à l'utilisateur par leurs auteurs ou propriétaires. •Dossiers communs : Cette section contient un quota séparé pour le stockage des documents partagés. Les dossiers de premier niveau sont créés par l'administrateur système. Pour chaque dossier de premier niveau, l'administrateur attribue un propriétaire qui gère l'accès ultérieur à tous les objets de ce dossier. Si l'administrateur système n'a pas créé de dossiers dans la section de stockage des documens partagés, la section Dossiers communs n'apparaîtra pas dans la Barre de navigation.
•Marqué : Contient les fichiers et dossiers que l'utilisateur a marqué comme importants. •Récent : Contient les derniers fichiers modifiés et/ou les fichiers prévisualisés. •Corbeille : Contient les fichiers supprimés par l'utilisateur. •L'avatar de compte utilisateur qui affiche les initiales ou la photo de l'utilisateur actuel. Lorsque vous cliquez sur l'avatar, le compte de l'utilisateur s'ouvre et affiche de brèves informations sur l'utilisateur, un bouton pour ouvrir et modifier la page du profil de l'utilisateur et un bouton pour se déconnecter du compte. •Le bouton Quota d'espace dans le stockage de fichiers Сhaque utilisateur se voit attribuer une certaine quantité d'espace de stockage de fichiers. Le quota personnel de l'utilisateur comprend : •Tous les fichiers de Mes documents •Toutes les versions des documents de Mes documents •Les fichiers déplacés de Mes documents vers la Corbeille Le quota personnel de l'utilisateur ne comprend pas les fichiers des dossiers Partagé et Dossiers communs, ni les fichiers déplacés des Dossiers communs vers la Corbeille. Lorsque l'espace alloué est épuisé ou sera bientôt épuisé, les informations suivantes s'affichent sur l'écran de l'utilisateur : •Lorsque la limite fixée du stockage sera bientôt épuisée, une notification s'affiche au-dessus de la Barre de configuration indiquant que l'espace de stockage des fichiers sera bientôt épuisé. Cette notification est une notification d'avertissement, l'utilisateur peut continuer à travailler avec les fichiers. L'avertissement peut être masqué en appuyant sur le bouton •Lorsque la taille du quota alloué est atteinte, une notification s'affiche au-dessus de la Barre de configuration indiquant que l'espace de stockage des fichiers est épuisé. Cet avertissement ne peut pas être masqué et les opérations ultérieures sur les fichiers ne sont pas possibles tant que le problème de quota n'est pas résolu. L'avertissement est reproduit dans une notification qui s'affiche lorsque vous passez la souris sur l'avatar de l'utilisateur. L'avertissement est indiquée sur l'avatar de l'utilisateur, qui sera retirée une fois le problème résolu. Pour libérer de l'espace, supprimez les fichiers inutiles du stockage ou contactez votre administrateur système pour augmenter la taille du quota. Envoyer un commentaire Si le logiciel mail est connecté et lorsque vous cliquez sur l'hyperlien Envoyer un commentaire, une fenêtre qui permet d'envoyer un message à l'équipe d'assistance technique s'ouvrira dans un nouvel onglet de votre navigateur web. Dans le formulaire ouvert, veuillez indiquer le sujet du message et décrire votre problème ou suggestion. Cliquez sur le bouton Envoyer. Menu contextuel de la Barre de navigation Le contenu du menu contextuel affiché par un clic droit sur un fichier ou dossier dans la Barre de navigation dépend des droits d'accès de l'utilisateur et contient des commandes permettants de travailler avec ces fichiers ou dossiers :
Si le dossier pour lequel le menu contextuel est appelé est déjà ouvert dans l'Espace de travail, la commande Ouvrir n'est pas affichée. Si vous supprimez le dossier en cours à l'aide du menu contextuel de la Barre de navigation, l'Espace de travail affichera le dossier parent. |
La Barre d'outils permet de travailler avec des fichiers et des dossiers dans le stockage de fichiers sélectionnés et comprend les éléments suivants : 1.La barre de titre du fichier comportant le chemin d'accès au fichier ou dossier. 2.Le bouton 3.Le champ Rechercher pour rechercher les fichiers et les dossiers dans le stockage de fichiers. 4.Le bouton 5.Le bouton 6.Le bouton 7.Le bouton 8.Le bouton 9.Le bouton 10.Le bouton 11.Le bouton Les outils deviennent actifs en sélectionnant un fichier/dossier dans la liste de l'Espace de travail ou de la Barre de navigation. Pour les objets du dossier Partagé, le menu qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton Pour le dossier Corbeille, la Barre d'outils comprend les éléments suivants : 1.Le nom du dossier. 2.Le bouton 3.Le champ Rechercher pour rechercher les fichiers et les dossiers dans le stockage de fichiers. 4.Le bouton 5.Bouton 6.Bouton 7.Bouton 8.Le bouton 9.Le bouton Si vous voulez accéder au dossier ou sous-dossier situé en dessous du deuxième niveau de la liste, utilisez le bouton |
L'Espace de travail contient une liste de documents et de sous-dossiers du dossier actif du stockage de fichiers et est présenté sous forme de tableau. Vous pouvez sélectionner un dossier pour en visualiser le contenu dans la Barre de navigation. Si le dossier est vide, l'Espace de travail affiche des contrôles qui permettent à l'utilisateur de créer ou de télécharger des fichiers/dossiers. Dans les sections Partagé et Dossiers communs, les outils ne sont affichés que si l'utilisateur a des droits d'édition : Sélectionner plusieurs fichiers ou dossiers Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers ou dossiers en même temps en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur les icônes des fichiers ou dossiers requis. Les fichiers ou dossiers selectionnés sont marqués avec « V ». |
Vous pouvez afficher ou masquer la Barre latérale avec les boutons suivants : • • Par défaut, la Barre latérale affiche la fenêtre de propriétés de l'élément sélectionné. Fênetre de propriétés de l'élément sélectionné La fenêtre de propriétés de l'élément affiche de brèves informations sur l'élément sélectionné : •L'emplacement et un hyperlien avec le nom du dossier dans lequel se trouve l'objet pour une navigation rapide vers l'objet (uniquement pour les fichiers dans les dossiers Marqué et Récent). •Taille (document uniquement). •La date de création et les données de l'auteur du fichier ou du dossier. Lorsque vous placez le curseur sur l'avatar ou le nom de l'utilisateur qui a créé le fichier ou le dossier, une fenêtre pop-up apparaît avec des informations détaillées sur l'utilisateur. •L'information sur l'utilisateur par qui l'objet a été modifié (l'utilisateur qui a modifié l'objet en dernier). Si vous passez le curseur sur l'avatar ou le nom de l'utilisateur qui a modifié le document en dernier, une fenêtre pop-up apparaît avec des informations détaillées sur l'utilisateur. •Type de permissions d'accès (Uniquement pour les éléments dans les dossier Partagés). •Taille de toutes les versions (documents au format interne uniquement). •Le bouton •Un lien hypetexte Partager (pour le propriétaire du fichier) / Refuser l'accès (pour les utilisateurs qui ont reçu des droits d'accès à l'élément). •Des informations sur l'existence du lien public (affichées pour le propriétaire du fichier ou du dossier et l'utilisateur ayant des droits de gestion si le fichier ou dossier possède un lien public), sa date d'expiration et un bouton •Une liste des utilisateurs et des groupes qui ont reçu un accès (avec des droits d'accès). Lorsque le curseur est placé sur l'avatar ou le nom d'utilisateur d'un utilisateur à qui l'accès a été accordé, une fenêtre pop-up apparaît avec des informations détaillées sur l'utilisateur (non pris en charge pour les groupes). Si nécessaire, cliquez sur le bouton Détails de la notification contextuelle pour accéder à la page d'informations sur le contact dans MyOffice Contacts (s'il est intégré à MyOffice Mail). Les informations de contact s'ouvrent dans un nouvel onglet du navigateur web. Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gérer le document ont accès à une liste d'utilisateurs et de groupes disposant de n'importe quel type de droits (Lecture, Modifier, Peut gérer, Accès refusé). Les utilisateurs avec les droits d'accès Lecture ou Modifier peuvent voir la liste des utilisateurs et des groupes avec les droits de Lecture et de Modifier.
Pour afficher des informations sur un document/dossier, sélectionnez le document/dossier dans l'Espace de travail ou dans la Barre de navigation. Si plusieurs objets ont été sélectionnés, la fenêtre des propriétés affiche le nombre d'objets sélectionnés, ainsi que leur taille totale et la taille totale de toutes les versions (pour les documents uniquement). Lorsque vous effectuez des opérations avec des fichiers ou dossiers (copie, déplacement, suppression), le bouton Lorsque vous cliquez sur le bouton En cliquant sur le nom de l'opération, la fenêtre de l'opération s'ouvre avec une description détaillée. Dans la fenêtre de description détaillée de l'opération, vous pouvez consulter les messages relatifs à chaque erreur et prendre une décision à leur egard (ignorer, annuler, etc.) : Pour supprimer une entrée d'opération de la liste, déplacez le curseur sur l'entrée et cliquez sur le bouton Lorsqu'une opération sur un fichier se termine avec un statuе autre que « Réussi », l'utilisateur voit apparaître un message pop-up (états d'erreur et notifications). Les notifications sont automatiquement masquées. Pas plus de 5 notifications sont affichées à la fois. Si vous placez le curseur de la souris sur ces notifications, elles seront fixées et disparaîtront après que vous aurez déplacé votre souris en dehors de celles-ci. Vous pouvez décider ce que vous voulez faire de toutes les erreurs directement dans la liste des opérations récentes dans la Barre latérale ou ouvrir une fenêtre avec des informations détaillées et traiter chaque cas séparément. |
L'interface des autres dossiers est similaire à celle du dossier Mes documents, sauf la Barre d'outils du dossier Corbeille.