Travailler avec le calendrier

Pour créer un nouveau calendrier :

1.Dans la partie gauche de la fenêtre, à côté du nom de la section Mes calendriers, cliquez sur le bouton Ajouter un calendrier.

2.Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Nouveau calendrier.

3.Dans la fenêtre qui apparaît, placez le curseur dans le champ Nom et entrez le nom du calendrier que vous créez.

4.Placez le curseur sur le champ Description et entrez une brève description du calendrier à créer (facultatif).

5.Dans la palette, sélectionnez une couleur pour afficher les événements du calendrier.

6.Cliquez sur le bouton Créer.

Le calendrier nouvellement créé s'affiche dans la Barre de navigation du calendrier sous Mes calendriers.

Pour afficher les événements du calendrier dans la grille de coordonnées temporelles, connectez le calendrier en cochant la case à gauche de son nom. Pour désactiver le calendrier, désactivez la case à cocher.

Pour importer (télécharger) un calendrier externe :

1.Cliquez sur le bouton Ajouter un calendrier situé à côté du nom de la section Mes calendriers.

2.Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Importer.

3.Dans le formulaire ouvert :

•Dans le champ Ajouter à sélectionnez dans la liste déroulante le nom du calendrier dans lequel les données du calendrier externe seront importées. Si vous souhaitez importer les données dans un calendrier distinct, sélectionnez Nouveau calendrier (défini par défaut).

•Cliquez avec le bouton gauche de la souris dans le champ Fichier dans la fenêtre système standard qui s'ouvre, spécifiez le fichier de calendrier dans le format.ics et cliquez sur le bouton Ouvrir.

4.Cliquez sur le bouton Importer.

Le calendrier externe est importé et les événements déjà contenus dans le calendrier personnalisé sont enregistrés.

Pour modifier le calendrier :

1.Cliquez sur le bouton Paramètres et partage situé à droite du nom du calendrier.

2.Dans le formulaire qui s'ouvre, apportez les modifications nécessaires (nom, description, couleur du calendrier).

3.Cliquez n'importe où sur l'écran en dehors du formulaire que vous avez modifié.

S'il y a plusieurs calendriers dans Mes calendriers, l'un d'entre eux peut être désigné comme le calendrier principal.

Le calendrier principal est le calendrier dans lequel les nouveaux événements sont crées par défaut et où les invitations aux événements sont envoyées. Le calendrier principal est toujours affiché en haut de la liste Mes calendriers.

Pour définir le calendrier comme calendrier principal :

1.Cliquez sur le bouton Paramètres et partage à droite du nom du calendrier.

2.Dans le formulaire qui s'ouvre, déplacez le bouton Calendrier par défaut vers la droite.

Le formulaire avec les paramètres du calendrier se ferme et le calendrier passe en tête de la liste Mes calendriers.

L'utilisateur peut accorder l'accès au calendrier aux utilisateurs de carnet d'adresses Collègues. Vous ne pouvez pas autoriser l'accès aux utilisateurs avec des adresses électroniques de boîtes mails externes. L'accès partagé et individuel au calendrier peut être accordé simultanément, à condition que les utilisateurs aient des droits différents. Si les droits d'accès public et d'accès individuel sont identiques, les droits d'accès seront fusionnés.

Pour partager votre calendrier avec d'autres utilisateurs :

1.Cliquez sur le bouton Paramètres et partage situé à droite du nom du calendrier.

2.Dans le formulaire qui s'ouvre, cliquez sur le lien hypertexte Paramètres dans le champ Partage. Le formulaire d'octroi d'accès s'affiche.

3.Pour partager un calendrier :

•Dans la section Partager avec tous les utilisateurs sélectionnez le type d'accès souhaité (Lire, Modifier) et basculez le curseur sur le côté droit de la ligne.

•Confirmez l'octroi de l'accès dans la fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur Oui.

4.Pour donner un accès personnalisé à votre calendrier :

•Dans la section Partager avec des utilisateurs individuels indiquez le nom ou l'adresse email des utilisateurs auxquels vous avez accès individuellement.

•Sélectionnez le type d'accès souhaité (Lire, Modifier) à droite des adresses sélectionnées, puis cliquez sur Ajouter.

•Si nécessaire, répétez les étapes pour accorder le type de droits requis aux nouveaux utilisateurs.

5.Cliquez sur Fermer.

L'opération vérifie automatiquement les adresses email des utilisateurs qui ont un accès individuel au calendrier. Si vous avez des utilisateurs avec des adresses email de boîte mail externes dans la liste, sur le formulaire d'octroi d'accès :

•Un message d'avertissement indiquant que vous ne pouvez pas accorder l'accès aux utilisateurs externes s'affiche et vous invite à exclure ces utilisateurs de la liste.

•Les adresses email des boîtes mail externes sont surlignées en rouge.

Pour continuer l'opération, veuillez supprimer les utilisateurs avec des adresses email de boîte mail externes de la liste avant de cliquer sur Ajouter.

À la suite de l'opération, le calendrier sera disponible pour tous les utilisateurs dans les conditions spécifiées dans la section Partager avec tous les utilisateurs ainsi que les utilisateurs sélectionnés selon les conditions individuelles spécifiées dans la section Partager avec des utilisateurs individuels.

Pour terminer les droits d'accès des autres utilisateurs, répétez l'opération en spécifiant les informations requises (en supprimant les droits).

Après avoir obtenu l'accès pour Modifier le calendrier d'un autre utilisateur, l'utilisateur peut créer un événement pour le compte du propriétaire de ce calendrier ou créer un événement pour son propre compte dans le calendrier qui est mis à disposition pour modification.

Les calendriers auxquels d'autres utilisateurs ont accédé s'affichent avec le nom du propriétaire du calendrier dans la section Partagé avec moi de la Barre de navigation des calendriers. Leur connexion et leur déconnexion sont effectuées en cochant / décochant la case à cocher dans leur ligne.

Pour obtenir un lien vers votre calendrier :

1.Cliquez sur le bouton Paramètres et partage situé à droite du nom du calendrier.

2.Dans le formulaire qui s'ouvre, copiez le lien en cliquant sur le bouton Copier à droite du lien dans le champ DAV URL.

Pour exporter un calendrier (l'enregistrer comme un fichier séparé) :

1.Cliquez sur le bouton Paramètres et partage situé à droite du nom du calendrier.

2.Dans l'écran qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Exporter.

3.Dans la fenêtre système standard qui s'ouvre, spécifiez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier de calendrier, modifiez le nom du fichier si nécessaire (par défaut, le nom actuel du calendrier), puis cliquez sur Créer.

Le fichier au format .iCalendar sera exporté vers le dossier spécifié.

Pour supprimer un calendrier :

1.Cliquez sur le bouton Paramètres et partage situé à droite du nom du calendrier.

2.Dans l'écran qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Supprimer.

L'opération n'est disponible que pour vos propres calendriers. Un calendrier unique ou le calendrier maître ne peut pas être supprimé. Si vous essayez de supprimer un calendrier unique ou maître, une erreur s'affiche.

Pour rechercher des calendriers auxquels d'autres utilisateurs ont donné accès à l'utilisateur actif :

1.Cliquez sur le bouton Ajouter un calendrier dans la ligne Partagé avec moi.

2.Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un calendrier dans la liste des calendriers disponibles en basculant le curseur sur le côté droit de la ligne du calendrier souhaité. Pour rechercher le calendrier souhaité dans la liste, entrez un critère de recherche (le nom du calendrier ou une partie de l'adresse email de l'utilisateur dont vous souhaitez rechercher les calendriers disponibles). Les résultats de la recherche s'affichent automatiquement sous la barre de recherche lorsque vous entrez des données.

3.Pour quitter l'écran de connexion des calendriers disponibles, cliquez sur le bouton Fermer.

Les calendriers connectés apparaissent avec le nom du propriétaire du calendrier dans la section Disponible pour moi de la Barre de navigation du calendrier.

Pour désactiver l'accès au calendrier d'un autre utilisateur, répétez l'opération en mettant le curseur à l'état inactif dans la ligne du calendrier souhaité.