Travailler avec des contacts

L'ajout d'un nouveau contact est possible uniquement dans le carnet d'adresses Contacts personnels et les groupes créés par l'utilisateur.

Pour créer un nouveau contact :

1.Cliquez sur le bouton Nouveau contact situé dans la Barre de navigation. Dans le menu déroulant, sélectionnez Nouveau contact.

2.Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le compte pour lequel le contact sera créé. Seuls les comptes MyOffice sont disponibles dans la liste, car il n'y a pas de synchronisation avec les contacts des comptes externes.

3.Remplissez les champs obligatoires : prénom et nom du contact à créer.

4.Remplissez les champs requis et cliquez sur Enregistrer.

Un nouveau contact peut être ajouté au carnet d'adresses à partir de l'email lors de son affichage dans le Volet de lecture ou dans un nouvel onglet.

Si, lors de la création d'un contact, l'utilisateur clique sur ou Annuler sur le formulaire de création de contact, clique n'importe où dans les contacts en dehors du formulaire de création de contact ou tente de fermer l'onglet (fenêtre) du navigateur dans lequel le contact est créé, un avertissement s'affiche pour indiquer que des modifications n'ont pas été sauvegardées, ce qui nécessite une confirmation de l'action.

Pour modifier un contact, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris. La partie droite de la fenêtre affiche toutes les informations disponibles à ce sujet. Cliquez sur le bouton Plus situé dans la Barre latérale et sélectionnez la commande Modifier. Effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Si, lors de la modification d'un contact, l'utilisateur clique sur ou Annuler sur le formulaire de contact, clique n'importe où dans les contacts en dehors du formulaire de contact ou tente de fermer l'onglet (fenêtre) du navigateur dans lequel le contact est modifié, un avertissement s'affiche pour indiquer que des modifications n'ont pas été sauvegardées, ce qui nécessite une confirmation de l'action.

Dans chacun des carnets d'adresses, il est possible d'effectuer la recherche dans la liste. Pour trouver le contact souhaité :

1.Ouvrez le dossier dans lequel se trouve le contact.

2.Cliquez sur le bouton qui se trouve dans l'en-tête de la liste de contacts dans l'Espace de travail. Une barre de recherche apparaît dans l'en-tête.

3.Saisissez une requête de recherche.

Les résultats de la recherche sont automatiquement affichés dans la liste des contacts de l'Espace de travail.

Pour fermer la barre de recherche, cliquez sur .

Les résultats de la recherche s'affichent sous la barre de recherche.

Pour affiner les critères de recherche dans le carnet d'adresses Entreprise et Contacts personnels, cliquez sur le bouton qui se trouve à droite du bouton de recherche.Après cela, des champs de saisie d'informations supplémentaires seront affichés. Entrez les critères requis, puis cliquez sur Trouver.

Pour supprimer un contact :

1.Accédez au carnet d'adresses souhaité.

2.Sélectionnez le contact dans l'Espace de travail.

3.Cliquez sur le bouton Plus situé dans la Barre latérale ou dans la Barre d'outils, puis cliquez sur Supprimer.

Pour écrire un email à un contact :

1.Dans la Barre de navigation, sélectionnez le carnet d'adresses.

2.Sélectionnez le contact souhaité dans l'Espace de travail en cliquant sur son avatar avec le bouton gauche de la souris.

3.Cliquez sur le bouton Envoyer un message qui se trouve dans la Barre d'outils, ou un bouton Envoyer un message qui se trouve dans la Barre latérale.

Un nouvel onglet du navigateur affichera une fenêtre de création d'un nouvel email dans lequel le champ À contiendra l'adresse email requise.

Pour créer un rendez-vous avec un contact :

1.Dans la Barre de navigation, sélectionnez le carnet d'adresses.

2.Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la liste dans l'Espace de travail en cliquant sur son avatar avec le bouton gauche de la souris.

3.Cliquez sur le bouton Créer un nouvel événement qui se trouve dans la Barre d'outils, ou un bouton Créer un nouvel événement qui se trouve dans la Barre latérale.

Un nouvel onglet du navigateur affichera l'application MyOffice Calendar avec fenêtre de creation d'un événement dans lequel les contacts sélectionnés dans l'application MyOffice Contacts seront déjà répertoriés en tant que participants.

Pour exporter des contacts (téléchargés sur un media fixe ou externe sur l'appareil de l'utilisateur), sélectionnez le contact/plusieurs contacts souhaité, puis cliquez sur le bouton Plus situé dans la Barre latérale ou ou dans la Barre d'outils. Dans la liste déroulante, selectionnez la commande Exporter.

Le fichier de contact au format .vCardsera enregistré dans le dossier téléchargements installé par défaut sur l'appareil de l'utilisateur.

Pour importer des contacts, placez le curseur de la souris sur le nom du carnet d'adresses dans la Barre de navigation et cliquez sur le bouton affiché à côté du Importer des contacts. Sélectionnez un fichier ou faites-le glisser dans la fenêtre qui s'affiche, puis cliquez sur Importer.

Pour transférer un contact à un autre utilisateur, sélectionnez le contact souhaité dans le carnet d'adresses, cliquez sur Plus dans la Barre latérale ou ou dans la Barre d'outils. Dans la liste déroulante, selectionnez la commande Envoyer en tant que pièce jointe.

L'opération ouvre un nouvel email avec le fichier de contact joint au format .vcf dans un nouvel onglet du navigateur.

Pour fusionner plusieurs formulaires de contact en un seul :

1.Sélectionnez un ou plusieurs contacts que vous souhaitez fusionner.

2.Cliquez sur le bouton Plus :

•Dans la Barre d'outils et cliquez sur Fusionner.

•Dans la Barre d'outils et cliquez sur Fusionner avec un autre contact.

3.Dans la fenêtre qui s'ouvre, dans le champ Ajouter des détails au contact, indiquez le contact dans le formulaire duquel les données des contacts sélectionnés doivent être fusionnées.

4.Cliquez sur le bouton Enregistrer.