Une option de créer des nouvelles versions est disponible pour suivre et enregistrer les modifications importantes apportées aux documents texte et tabulaires. Les nouvelles versions des documents peuvent être créées manuellement par l'utilisateur ou automatiquement (si l'administrateur du système le permet). Chaque version créée est affichée dans l'Historique des versions.

Si l'administrateur système a activé la création automatique des versions des documents et défini un intervalle de sauvegarde des révisions des documents. Le propriétaire du document et l'utilisateur ayant des droits de gestion peuvent activer/désactiver la sauvegarde version automatique pour le document sélectionné.

Toutes les versions du document sont comptabilisées dans le quota du détenteur du document.

La version a un nom, une date et une heure de création.

La version du document peut être restaurée (mise à jour), visualisée, renommée, enregistrée comme nouveau document, téléchargée, supprimée, marqué/décoché.. L'accès à la lecture et au contrôle de version est limité aux utilisateurs ayant des droits de lecture.

Activer ou désactiver la création automatique de versions

Pour activer/désactiver la création automatique de versions d'un document, utilisez l'une des méthodes suivantes :

Activez le bouton à bascule Création automatique de versions dans la fenêtre des propriétés dans la Barre latérale dans la fenêtre principale.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier dans l'Espace de travail, puis sélectionnez Historique des versions > Création automatique de versions dans le menu contextuel qui s'affiche.

Allez dans Historique des versions et cliquez sur le bouton Création automatique de versions dans le coin supérieur droit de la fenêtre.

Une fois que la création automatique de versions a été activée pour un document, lors de l'édition du document par tout utilisateur ayant un accès, une nouvelle version sera créée automatiquement :

A l'intervalle défini par l'administrateur depuis la dernière modification du document au cours de la session d'édition.

A la fin de l'édition d'un document, lorsque le document a été fermé à tous les utilisateurs y ayant accès et que des modifications ont été apportées au document depuis la création de la dernière version automatique.

Les versions créées automatiquement sont enregistrées sans noms.

Lorsque la création automatique des versions est activé, l'utilisateur peut marquer/démarquer la version d'un document dans l’Historique des versions. Toutes les versions créées manuellement par l'utilisateur sont automatiquement marquées. Les versions créées automatiquement sont créées sans être marquées.

Les versions non marquées archivées sont automatiquement supprimées lorsqu'une nouvelle version automatique est créée ou que la version est décochée. Les versions marquées ne sont pas automatiquement supprimées et occupent de l'espace de stockage.

Aller à l'Historique des versions

Pour accéder à l’Historique des versions, utilisez l'une des méthodes suivantes :

1.Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier dans l'Espace de travail, puis sélectionnez Historique des versions > Ouvrir l'historique des versions dans le menu contextuel qui s'affiche.

2.Sélectionnez le fichier souhaité dans l'Espace de travail en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur l'icône du fichier souhaité ou sur une zone vide de la ligne du fichier (pas le nom) et cliquez sur le lien hypertexte Historique des versions dans la fenêtre des propriétés dans la Barre latérale.

L'opération ouvrira la dernière version du fichier dans l'onglet actuel du navigateur web et affichera l’Historique des versions à l'écran :

history

En haut de l'écran se trouve un bouton flèche pour quitter l'Historique des versions, le nom du document dont l'Historique est ouvert à la consultation, le bouton pour activer/désactiver la création automatique de versions du document et les commandes pour travailler avec la version :

Restaurer cette version : Pour rétablir la version actuelle du document sélectionné (inactif pour une nouvelle version du document).

Enregistrer une copie : Pour enregistrer une version du document comme un nouveau document séparé.

Télécharger : Pour télécharger une version du document sur l'ordinateur de l'utilisateur.

Imprimer : Pour imprimer la version sélectionnée d’un document.

Supprimer : Pour supprimer la version du document sélectionnée (la ligne n'est pas affichée pour la nouvelle version (version en cours) du document).

 

L'Espace de travail affiche le contenu de la version sélectionnée dans la Barre latérale. Au bas de l'écran se trouve un champ d'information contenant le numéro de la page actuelle et le nombre total de pages du document ouvert pour la prévisualisation, ainsi que des boutons permettant de contrôler l'échelle d'affichage du document. Pour les feuilles de calcul, il est possible de sélectionner la feuille affichée dans l'aperçu (s'il y a plusieurs feuilles).

Les versions du document sont regroupées dans une liste dans la Barre latérale par date de création de la version (pour la version actuelle, la date de la dernière modification du document est toujours indiquée). La version actuelle, les versions créées manuellement par l'utilisateur et les versions renommées sont automatiquement marquées d'un symbole spécial à gauche du nom. L'utilisateur peut marquer/décocher n'importe quelle version, sauf la version actuelle.

Pour fermer la version ouverte à la consultation et accéder à la liste des fichiers, cliquez sur la flèche return à gauche du nom du document.

Créer une nouvelle version d'un document

Pour créer une nouvelle version d’un document :

1.Naviguez jusqu'à Historique des versions du document dans la Barre latérale.

2.Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Créer une nouvelle version dans la Barre latérale. La nouvelle version apparaîtra en premier dans la liste de la Barre latérale et deviendra la version actuelle.

Vous pouvez créer une nouvelle version d'un document en utilisant la commande du menu contextuel Historique des versions > Créer une nouvelle version, appelée par un clic droit sur le nom du document dans la liste des fichiers. Une nouvelle version sera créée en arrière-plan et une notification s'affichera à l'écran pour indiquer que l'opération s'est déroulée avec succès.

Opérations avec des versions de documents

Pour sélectionner la version du document avec laquelle vous voulez travailler, allez dans l’ Historique des versions du document, survolez la version du document dans la Barre latérale et cliquez sur le bouton knpk_more_actions (Plus) qui apparaît dans la ligne de version. Sélectionnez l'opération requise dans le menu :

Renommer : Pour renommer le nom de la version du document.

Restaurer : Pour rétablir la version actuelle du document sélectionné (la ligne n'est pas affichée pour la nouvelle version du document).

Enregistrer une copie : Pour enregistrer une version du document comme un nouveau document séparé.

Télécharger : Pour télécharger une version du document sur l'ordinateur de l'utilisateur.

Imprimer : Pour imprimer la version sélectionnée d’un document.

Marquer une version/Décocher : Activer/désactiver une case à cocher pour la version, ce qui permet d'éviter la suppression automatique de la version et de la sauvegarder jusqu'à ce que la case à cocher soit décochée. L'opération de décochage n'est pas disponible pour la nouvelle version (actuelle) du document (la ligne n'est affichée que lorsque la création automatique de versions du document est activée).

Supprimer : Pour supprimer la version du document sélectionnée (la ligne n'est pas affichée pour la nouvelle (actuelle) version du document),  aussi bien que pour les versions marquées).

Vous pouvez utiliser les commandes situées en haut de l'écran pour effectuer des opérations sur la version sélectionnée du document.

Voir la version du document

Pour voir une version d’un document :

1.Accédez à l’Historique des versions du document.

2.Dans la liste des versions, placez le pointeur de la souris sur la version souhaitée et cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la ligne de la version.

La version sélectionnée est affichée dans l'Espace de travail.

Renommer la version

Pour renommer une version d’un document :

1.Accédez à l’Historique des versions du document.

2.Dans la liste des versions, passez la souris sur la version souhaitée et cliquez sur le bouton knpk_more_actions (Plus) qui apparaît.

3.Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la commande Renommer.

4.Saisissez un nouveau nom de version et appuyez sur le bouton ОК.

Le nom de la nouvelle version apparaîtra dans la liste de la Barre latérale.

Sauvegarder la version comme un document séparé

Pour enregistrer une version du document comme un document séparé :

1.Accédez à l’Historique des versions du document.

2.Dans la liste des versions, passez la souris sur la version souhaitée et cliquez sur le bouton knpk_more_actions (Plus) qui apparaît.

3.Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la commande Enregistrer la copie. Une boîte de dialogue permettant de sélectionner un dossier pour enregistrer la version s'affiche.

4.Si nécessaire, créez un nouveau dossier.

5.Terminez l'enregistrement de la version en sélectionnant le nouvel emplacement de l'objet dans la boîte de dialogue et en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Pour effectuer une opération sur la version sélectionnée du document, vous pouvez utiliser la commande Enregistrer la copie en haut de l'écran.

Marquer la version/Désélectionner la version

Lorsque la création automatique des versions est activé, l'utilisateur peut marquer/démarquer la version d'un document dans l’Historique des versions. Toutes les versions créées manuellement par l'utilisateur, la version actuelle du document ou les versions renommées par l'utilisateur sont automatiquement marquées. Les versions créées automatiquement sont créées sans être cochées.

Pour marquer/désactiver une version de document :

1.Accédez à l’Historique des versions du document.

2.Dans la liste des versions, placez le curseur de la souris sur la version souhaitée et cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la ligne de la version pour sélectionner la version.

3.Cliquez sur le bouton knpk_more_actions (Plus) sur la ligne avec le nom de la version.

4.Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la commande Marquer/ Décocher.

L'opération de démarquage n'est pas disponible pour la version actuelle du document.

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