Ввод данных

Чтобы ввести или изменить данные в ячейке, выполните следующие действия:

1.Перейдите в режим редактирования одним из следующих способов:

•Выберите пустую ячейку.

•Дважды щелкните по ячейке, которую необходимо редактировать.

•Выделите ячейку, которую необходимо редактировать, и перейдите в строку формул.

2.Введите в ячейку необходимые данные.

3.Сохраните введенные данные одним из следующих способов:

•Нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

•В правой части строки формул нажмите кнопку .

•Перейдите к другой ячейке листа.

Чтобы отменить введенные изменения во время редактирования, выполните одно из следующих действий:

•В правой части строки формул нажмите кнопку .

•Нажмите клавишу Esc на клавиатуре.

При вводе числа в ячейку осуществляется автоматический подбор ширины данной ячейки.

Автоподбор ширины не выполняется, если:

•ширина столбца, в котором расположена ячейка, была предварительно изменена вручную;

•ячейка имеет текстовый формат;

•в ячейку вводится текст.

Плавающее окно редактирования появляется, когда пользователь редактирует ячейку и перемещается по текущему листу электронной таблицы. Окно отображает текущие данные в ячейке, поэтому его удобно использовать при навигации по большому массиву данных в документе.

Автозаполнение – это автоматическая запись данных в смежные ячейки. В качестве образца для заполнения может быть выбрана как одна ячейка, так и диапазон ячеек.

Если в качестве диапазона-образца выбрана одна ячейка с текстовым или числовым значением, то при автозаполнении ее содержимое копируется в последующие ячейки.

Если в качестве диапазона-образца выбрана ячейка с формулой, то последующие ячейки заполняются последовательностями данных, вычисленными по этой формуле. При этом значения автоматически пересчитываются, если данные в ячейках-аргументах изменяются.

Если в качестве диапазона-образца выбран диапазон ячеек, то последующие ячейки заполняются по правилам, описанным ниже.

Заполняемые ячейки наследуют формат диапазона-образца.

Автозаполнение можно выполнить перетаскиванием углового маркера или двойным щелчком по нему.

Чтобы применить автозаполнение перетаскиванием, выполните следующие действия:

1.Выделите одну или несколько смежных ячеек с данными.

2.Наведите курсор мыши на угловой маркер выделенных ячеек так, чтобы курсор принял вид .

3.Перетащите угловой маркер автозаполнения по диапазону ячеек, который необходимо заполнить. Маркер можно перемещать или по вертикали, или по горизонтали. При перетаскивании маркера рядом с областью автозаполнения появится подсказка - значение, рассчитанное для последней ячейки прогрессии:

Если диапазон ячеек для заполнения выходит за границы рабочей области, то рабочая область расширяется автоматически.

Когда автозаполнение нужно выполнить для прогрессии в несколько десятков ячеек и более, удобно использовать двойной щелчок по маркеру. Такой способ сработает только при наличии данных в смежных для диапазона-образца ячейках соседних столбцов, включая угловые ячейки.

Пример наличия данных в смежной (угловой) ячейке соседнего столбца:

Пример отсутствия данных в смежных ячейках соседних столбцов — автозаполнение не выполняется:

Автозаполнение по двойному щелчку выполняется только вертикально вниз до первой пустой строки, общей для всех смежных диапазонов, или до первой ячейки с данными в столбце, для которого применяется автозаполнение.

Общий пример автозаполнения по двойному щелчку при отсутствии ячеек с данными в столбце для автозаполнения:

Общий пример автозаполнения по двойному щелчку при наличии ячейки с данными в столбце для автозаполнения:

Чтобы применить автозаполнение двойным щелчком, выполните следующие действия:

1.Выделите одну или несколько смежных ячеек с данными.

2.Наведите курсор мыши на угловой маркер выделенных ячеек так, чтобы курсор принял вид и выполните двойной щелчок. Автоматически определенный диапазон будет заполнен значениями

Автозаполнение ячеек последовательностями с арифметической прогрессией

Ячейки можно заполнять последовательностями данных в арифметической прогрессии. При этом виде последовательности к каждому следующему значению прибавляется разница между двумя предыдущими. Например, 1, 2, 3, 4...

Для автозаполнения выполните следующие действия:

1.Введите в смежные ячейки первые 2 значения диапазона, чтобы задать образец.

2.Выделите получившийся диапазон.

3.Наведите курсор мыши на угловой маркер выделенных ячеек так, чтобы курсор принял вид .

4.Перетащите угловой маркер автозаполнения по диапазону ячеек, который необходимо заполнить. Маркер можно перемещать или по вертикали, или по горизонтали.

Автозаполнение ячеек последовательностями с геометрической прогрессией

Ячейки можно заполнять последовательностями данных в геометрической прогрессии. При этом виде последовательности каждое следующее значение умножается на заданный знаменатель прогрессии. Например, 0,25, 0,5, 1, 2...

Для автозаполнения выполните следующие действия:

1.Введите в смежные ячейки первые 3 значения диапазона, чтобы задать образец.

2.Выделите получившийся диапазон.

3.Наведите курсор мыши на угловой маркер выделенных ячеек так, чтобы курсор принял вид .

4.Перетащите угловой маркер автозаполнения по диапазону ячеек, который необходимо заполнить. Маркер можно перемещать или по вертикали, или по горизонтали.

Уменьшение диапазона данных

При необходимости можно быстро уменьшить диапазон данных, полученных в результате автозаполнения. При уменьшении диапазона удаляются данные, расположенные в столбцах справа или в строках снизу.

Чтобы уменьшить диапазон, выполните следующие действия:

1.Выделите диапазон ячеек с данными, полученными в результате автозаполнения.

2.Наведите курсор мыши на угловой маркер выделенных ячеек так, чтобы курсор принял вид .

3.Если в диапазоне автозаполнения требуется удалить данные в столбцах справа, протяните угловой маркер влево. Если требуется удалить данные в строках снизу, протяните угловой маркер вверх.

4.Отпустите левую клавишу мыши. Из столбцов или строк, исключенных из диапазона, удалятся все данные.

Основные принципы автозаполнения ячеек

•Автозаполнение ячеек осуществляется, если две или более ячеек из диапазона-образца содержат следующие данные:

oСерию целых, дробных или отрицательных чисел.

oДаты или время.

oТекст и число (с разделителем или без). Например: Текст 1, Текст 2 или Текст1, Текст3, Текст5.

oСокращенные (Янв – Дек) или полные (Январь – Декабрь) названия месяцев.

oСокращенные (Пн – Вс) или полные (Понедельник – Воскресенье) названия дней недели.

oУсловия проверки данных.

•Если в диапазоне-образце содержатся ячейки разных форматов, то при автозаполнении серии ячейки повторяют форматы и соблюдают последовательности в порядке, соответствующем диапазону-образцу.

•Если в диапазоне-образце есть ячейка с текстом, то при автозаполнении серии она будет копироваться, а другие ячейки – соблюдать заданную последовательность.

•Если ячейка с текстом расположена между ячейками серии, имеющими разный формат, то при автозаполнении текст будет копироваться, а ячейки разных форматов – соблюдать разные последовательности.

•Если в диапазон автозаполнения попадают скрытые фильтром или вручную ячейки, они не перезаписываются. Правило действует как для данных, так и для формата и форматирования ячеек.

•Если в диапазон-образец попадают скрытые фильтром или вручную ячейки, они не учитываются при построении прогрессии. Правило действует как для данных, так и для формата и форматирования ячеек.

•Если в диапазоне-образце содержится объединенная ячейка, то в диапазоне автозаполнения автоматически создается идентичная объединенная ячейка, в которой продолжается указанная последовательность данных.

•Если в диапазоне-образце содержится объединенная ячейка, часть которой скрыта — автозаполнение не сработает.

•Если в диапазоне-образце содержится объединенная ячейка, а в диапазоне автозаполнения содержится скрытая ячейка — автозаполнение не сработает.

•Если в диапазон автозаполнения частично попадает объединенная ячейка (в том числе по причине частичного скрытия), то такая ячейка разъединяется.

•Ячейки общего и числовых форматов (Числовой, Денежный, Финансовый, Дробный, Процентный, Экспоненциальный) рассматриваются как одна последовательность.

•Дата и Время – не связанные друг с другом форматы и рассматриваются как отдельные последовательности.

•При автозаполнении дат последовательность вычисляется на основе фактической календарной разницы.

В некоторых случаях формулу или число, которое вводится в ячейку, необходимо сохранить в исходном виде. Например, сохранить нули при вводе числа 00056 или указать формулу без ее дальнейшего применения. Для этого к ячейке, в которую вводится число или формула, следует применить текстовое форматирование.

Символом такого форматирования является знак «'» (апостроф). Апостроф следует ввести в ячейку непосредственно перед формулой или числом, которое следует распознавать как текст. Например: '=СУММ(B1;C1) или '00056.

Апостроф отображается:

•при выделении ячейки – в строке формул;

•при редактировании ячейки – в ячейке и в строке формул.

Если требуется отменить текстовое форматирование, удалите апостроф в ячейке.