Проверка данных

Чтобы создать выпадающий список с допустимыми значениями, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•В командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных.

•На панели инструментов, в разделе Данные нажмите кнопку (Проверка данных).

•На боковой панели нажмите кнопку (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.Во вкладке Параметры, в выпадающем списке Тип данных выберите Список.

4.Снимите флажок Игнорировать пустые ячейки, если хотите, чтобы ячейка была обязательно заполнена при вводе. Если ячейка не будет заполнена, отобразится ошибка.

5.Снимите флажок Показывать список значений, если не хотите использовать выпадающий список. В этом случае проверка будет выполняться после прямого ввода значения в ячейку, как описано в подразделе Ввести значение в ячейку с выпадающим списком.

6.В поле Источник значений задайте значения для формирования списка одним из следующих способов:

•Введите значения в поле напрямую, разделяя их точкой с запятой.

•Укажите диапазон ячеек вручную.

•Нажмите кнопку (Выбрать значения), выделите требуемые ячейки в документе и нажмите (Завершить выбор).

•Введите название именованного диапазона или формулу, результатом которой является диапазон ячеек.

•В случае ошибки при вводе следуйте указаниям на экране. Для очистки всех полей в окне и возврату окна к виду по умолчанию нажмите кнопку Очистить все в нижней части окна.

7.Во вкладке Подсказка можно ввести заголовок и текст подсказки с информацией о правилах работы с полем. При отключении настройки Показывать при выделении ячейки подсказка отображаться не будет, но заголовок и текст подсказки сохранятся.

8.Во вкладке Сообщение об ошибке можно настроить поведение при вводе недопустимых значений и текст ошибки, объясняющий пользователю причину ошибки:

•В разделе Действие сообщения устанавливается поведение при вводе недопустимого значения: Запрет ввода не даст ввести в ячейку недопустимое значение, Предупреждение отобразит сообщение об ошибке, но позволит ввести значение.

•В полях Заголовок и Текст сообщения можно ввести свое название и описание ошибки. Если оставить поля пустыми, будет отображаться текст по умолчанию.

9.Чтобы завершить создание проверки, нажмите кнопку OK или клавишу Enter на клавиатуре. Чтобы отменить создание, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc на клавиатуре.

Значения выпадающего списка всегда актуальны. Например, если в источнике есть результат формулы, и у формулы меняются аргументы, то соответствующее значение в списке обновляется.

В выпадающем списке значения отображаются в том виде, в котором они отображаются в источнике. В ячейке отображение выбранного значения определяется форматом этой ячейки. Например, если в выпадающем списке содержатся даты, а для ячейки выбран формат Общий или Текстовый, то в ячейке выбранная дата будет преобразована в соответствии с форматом – дата 02.02.2020 отобразится в виде значения 43863.

Для проверки данных в формате Дата существует отдельный тип проверки. Чтобы создать для ячейки проверку вводимой даты, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых будет выполняться проверка.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•В командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных.

•На панели инструментов, в разделе Данные нажмите кнопку (Проверка данных).

•На боковой панели нажмите кнопку (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.Во вкладке Параметры, в выпадающем списке Тип данных выберите Дата.

4.Поставьте флажок Игнорировать пустые ячейки, если хотите, чтобы ячейку с проверкой данных можно было оставить пустой. При включенной настройке возможны следующие ситуации при вводе в зависимости от выбранного Критерия проверки, если поля с датами ссылаются на пустые ячейки:

При отключенной настройке возможны следующие ситуации при вводе, если поля с датами ссылаются на пустые ячейки:

5.В выпадающем списке Критерий проверки выберите условие проверки:

6.В полях Начальная дата и Конечная дата или Дата введите:

•Дату в любом поддерживаемом формате отображения данных.

•Ссылку на ячейку или диапазон, или выберите ячейки с помощью кнопки (Выбрать значения). Дата в ячейке может быть задана напрямую, через формулу или ссылку на другую ячейку.

•Формулу (например, =СЕГОДНЯ()+6).

7.Во вкладке Подсказка можно ввести заголовок и текст подсказки с информацией о правилах работы с полем. При отключении настройки Показывать при выделении ячейки подсказка отображаться не будет, но заголовок и текст подсказки сохранятся.

8.Во вкладке Сообщение об ошибке можно настроить поведение при вводе недопустимых значений и текст ошибки, объясняющий пользователю причину ошибки:

•В разделе Действие сообщения устанавливается поведение при вводе недопустимого значения: Запрет ввода не даст ввести в ячейку недопустимое значение, Предупреждение отобразит сообщение об ошибке, но позволит ввести значение.

•В полях Заголовок и Текст сообщения можно ввести свое название и описание ошибки. Если оставить поля пустыми, будет отображаться текст по умолчанию.

9.Чтобы завершить создание проверки, нажмите кнопку OK или клавишу Enter на клавиатуре. Чтобы отменить создание, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc на клавиатуре.

При создании проверок действуют следующие ограничения:

•Проверку данных нельзя назначать для заголовка и строки итогов «умных» таблиц, ячеек сводных таблиц и ячеек, уже содержащих другие проверки.

•Проверка данных может устанавливаться только на видимые ячейки.

В приложении «МойОфис Таблица» также поддерживается работа с ячейками, для которых в сторонних редакторах настроена проверка данных.

Проверку данных можно редактировать с помощью окна Проверка данных или панели Все проверки.

Чтобы редактировать проверку данных с помощью окна Проверка данных, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейки, содержащие проверки.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•В командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных.

•На панели инструментов, в разделе Данные нажмите кнопку (Проверка данных).

•На боковой панели нажмите кнопку (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.Измените настройки проверки в окне. При включенной настройке Применить ко всем ячейкам с таким же условием проверки изменения будут применены ко всем проверкам с таким же условием. Если настройка отключена, после редактирования будет создана проверка с новыми условиями.

4.Нажмите кнопку OK.

Чтобы редактировать проверку данных с помощью панели Все проверки, выполните следующие действия:

1.На боковой панели нажмите кнопку (Все проверки).

2.В открывшемся списке найдите проверку – ячейка с выбранной проверкой будет подсвечена на листе.

3.Нажмите кнопку (Редактировать) в строке с проверкой.

4.Измените настройки проверки в окне и нажмите кнопку OK.

Проверку данных можно удалить следующими способами:

•с помощью окна Проверка данных;

•с помощью панели Все проверки;

•удалить столбцы или строки с ячейками с проверкой;

•удалить лист с ячейками с проверкой;

•применить автозаполнение для ячеек без проверки на ячейки с проверкой.

Чтобы удалить проверку данных с помощью окна Проверка данных, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон, содержащий проверку.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•В командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных.

•На панели инструментов, в разделе Данные нажмите кнопку (Проверка данных).

•На боковой панели нажмите кнопку (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.В окне нажмите кнопку Очистить все. Чтобы удалить такую проверку из всех ячеек, поставьте флажок Применить ко всем ячейкам с таким же условием проверки.

4.Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы удалить проверку данных с помощью панели Все проверки, выполните следующие действия:

1.На боковой панели нажмите кнопку (Все проверки).

2.В открывшемся списке найдите проверку – ячейка с выбранной проверкой будет подсвечена на листе.

3.Нажмите кнопку (Удалить) в строке с проверкой и подтвердите удаление в появившемся окне.

Одну или несколько ячеек с проверкой данных можно протянуть для автозаполнения ячеек, расположенных слева, справа, снизу или сверху.

Ячейки с проверкой данных можно вырезать, копировать и вставлять.

При объединении ячеек условие проверки данных сохраняется только из левой верхней ячейки диапазона.

При разъединении ячеек:

•Условие проверки данных сохраняется в верхней левой ячейке диапазона, если до объединения ячеек оно было задано для этой ячейки.

•Условие проверки данных сохраняется в каждой ячейке диапазона, если оно было задано для объединенной ячейки. Если объединенная ячейка содержала выпадающий список, и в нем было выбрано какое-либо значение, то оно сохранится только в верхней левой ячейке диапазона.

Если на листе выделен столбец или строка, в которой содержатся ячейки с проверкой данных, то при вставке новых столбцов или строк ячейки с проверкой данных копируются в новые столбцы/строки.

Если для ячейки настроена проверка указываемой даты, то в такую ячейку можно ввести:

•Число. Приложение автоматически преобразует его в соответствующую дату. Например, число 1 будет преобразовано в дату 31.12.1899.

•Дату в любом поддерживаемом формате отображения данных, в том числе – с указанием времени. Например, 12.07.2023 10:30.

•Ссылку на ячейку (например, =B1). Дата в ячейке может быть задана напрямую, через формулу или ссылку на другую ячейку.

•Формулу (например, =СЕГОДНЯ()+6). Формула может быть любой.

Сообщение об ошибке отображается, если:

•в ячейку вводится дата, ссылка на ячейку или формула, не удовлетворяющая проверке;

•в ячейку вводится текст или для ячейки выбран Текстовый формат.

Чтобы ввести дату в ячейку, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку. Над ячейкой отобразится подсказка для ввода даты, если она была создана.

2.Введите дату одним из способов, описанных выше.

3.Нажмите клавишу Enter или кнопку в строке формул. Если дата введена не как ссылка или формула, то можно также щелкнуть по любой другой ячейке листа или заголовку любого столбца/строки.

Если дата удовлетворяет условиям проверки, то выполняется выход из режима редактирования ячейки. Для ячейки применяется формат Дата, если до ввода значения для нее был выбран другой формат (исключение – Текстовый формат).

Если дата не удовлетворяет условиям проверки, то:

•дата выделяется;

•ячейка остается в режиме редактирования;

•отображается сообщение об ошибке.

Чтобы закрыть сообщение об ошибке и ввести корректную дату, выполните одно из следующих действий:

•Начните вводить дату. Сообщение об ошибке закроется автоматически.

•Закройте сообщение об ошибке нажатием на кнопку в его верхней части или на клавишу Esc на клавиатуре. Введите дату.

Чтобы ввести значение в ячейку с выпадающим списком, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку. Над ячейкой отобразится подсказка для ввода значения, если она была создана.

2.Выполните одно из следующих действий:

•Разверните выпадающий список и выберите требуемое значение. Для работы с выпадающим списком можно использовать мышь или клавиши клавиатуры (см. таблицу).

•Введите значение вручную. Введенное значение должно посимвольно совпадать с требуемым значением в выпадающем списке. Регистр символов при вводе значения не учитывается. Нажмите клавишу Enter или кнопку в строке формул или щелкните по любой другой ячейке листа/заголовку любого столбца/строки.

Если значение, введенное вручную, некорректно, автоматически разворачивается выпадающий список. В верхней части списка отображается сообщение об ошибке.

Чтобы редактировать введенное значение, выполните одно из следующих действий:

•Выберите корректное значение из выпадающего списка.

•Начните вводить корректное значение вручную. Выпадающий список автоматически закроется.

•Закройте выпадающий список нажатием на кнопку в его верхней части или клавишу Esc на клавиатуре. Введите корректное значение вручную.

В таблице перечислены клавиши клавиатуры, которые используются при работе с выпадающим списком.

Команды На экран вниз и На экран вверх применяются для быстрого просмотра длинных выпадающих списков. При выполнении команд список прокручивается к последующим или предыдущим пунктам.