Создать версию файла

Чтобы перейти к истории версий, воспользуйтесь одним из способов:

•в рабочей области приложения нажмите правой кнопкой мыши на строку с файлом и в контекстном меню выберите История версий > Открыть историю версий;

•на боковой панели свойств файла перейдите по гиперссылке История версий. Чтобы открыть панель свойств, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов или нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите Свойства в контекстном меню.

В результате операции в текущей вкладке веб-браузера откроется последняя версия файла, история версий отобразится на экране:

В верхней части экрана отображаются следующие элементы:

•кнопка для выхода из истории версий;

•название файла, история которого открыта на просмотр;

•переключатель для включения или отключения автоверсионирования файлов в форматах, доступных для редактирования;

•команды для работы с версией:

Команды Восстановить эту версию и Удалить неактивны для текущей версии файла.

В рабочей области отображается содержимое версии, выбранной на боковой панели истории версий. В зависимости от типа файла внизу экрана могут отображаться инструменты для управления просмотром (например, номер текущей страницы, кнопки для управления масштабом отображения документа, кнопки выбора листа табличного документа и т. п.).

Версии файла группируются в списке на боковой панели по дате создания версии. Для версий в списке, кроме текущей, отображается следующая информация:

•название версии;

•дата и время создания версии;

•информация об авторе версии;

•комментарий.

Версия, которую создал или переименовал пользователь, автоматически отмечается иконкой слева от названия.

Документ, история версий которого была открыта на просмотр, отобразится в разделе Недавние.

Чтобы создать новую версию документа в форматах, доступных для редактирования:

1.Воспользуйтесь одним из способов:

•Перейдите в историю версий документа и на боковой панели нажмите Сохранить текущую версию. Новая версия появится первой в списке на боковой панели и станет текущей версией.

•Нажмите правой кнопкой мыши на строку с файлом в рабочей области приложения и выберите пункт контекстного меню История версий > Сохранить текущую версию. Новая версия будет создана в фоновом режиме, на экране появится всплывающее уведомление об успешном сохранении со ссылкой для перехода на эту версию.

2.В появившемся окне заполните поля Название версии и Комментарий.

•Если поле для названия оставить пустым, то версия сохранится под именем Без названия, появится всплывающее оповещение «Версия сохранена».

•Если поле для комментария оставить пустым, то после сохранения версии на месте комментария будет написано «Добавить комментарий».

3.Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить новую версию.

В истории версий появится сохраненная версия, которая в отличие от текущей, имеет название, дату и время создания, автора версии и комментарий.

Для всех типов файлов новая версия также сохраняется в результате загрузки, копирования или перемещения файла с заменой. Версии заменяемого файла остаются в истории версий.

Чтобы просмотреть версию файла, выполните следующие действия:

1.Перейдите в историю версий файла.

2.В списке версий на боковой панели выберите нужную.

Выбранная версия отобразится в рабочей области.

Для работы с версиями файла перейдите в историю версий и на боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку . В открывшемся меню выберите необходимую операцию:

•Отметить/Снять отметку — установить или снять отметку;

•Изменить название и комментарий — изменить название версии файла и комментарий;

•Восстановить — назначить выбранную версию файла текущей версией;

•Сохранить копию — сохранить версию файла отдельным новым файлом;

•Скачать — скачать версию файла на компьютер пользователя (не отображается, если администратором системы установлен запрет);

•Печать — распечатать выбранную версию файла (не отображается, если не поддерживается печать данного типа файла и если администратором системы установлен запрет);

•Удалить — удалить выбранную версию файла (не отображается для текущей версии файла).

Для выполнения некоторых операций с выбранной версией файла можно использовать кнопки, расположенные в верхней части экрана.

Чтобы изменить название версии файла, выполните следующие действия:

1.Перейдите в историю версий файла.

2.На боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку .

3.В открывшемся меню выберите пункт Изменить название и комментарий.

4.Введите новое название версии и нажмите ОК.

Новое название версии отобразится в списке на боковой панели.

Комментарий к версии можно редактировать двумя способами:

•нажмите на кнопку меню к версии и выберите пункт Изменить название и комментарий, откроется окно для редактирования;

•нажмите на поле комментария, курсор станет активен для ввода текста.

Чтобы сохранить версию отдельным файлом, выполните следующие действия:

1.Перейдите в историю версий файла.

2.На боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку .

3.В открывшемся меню выберите команду Сохранить копию. На экране отобразится диалоговое окно выбора папки для сохранения версии.

4.При необходимости создайте новую папку.

5.Завершите сохранение версии, выбрав в диалоговом окне новое месторасположение объекта и нажав кнопку Сохранить.

Для выполнения операции с выбранной версией файла можно использовать кнопку Сохранить копию, расположенную в верхней части экрана.

Для защиты версий от автоматического удаления их можно отметить.

Чтобы отметить версию или снять отметку, выполните следующие действия:

1.Перейдите в историю версий файла.

2.На боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку .

3.В появившемся меню выберите команду Отметить/Снять отметку.

Операция снятия отметки недоступна для текущей версии файла.

Отметка присваивается версии автоматически в следующих случаях:

•при создании версии файла вручную (командой или в результате загрузки, копирования или перемещения файла с заменой);

•при переименовании версии файла (если версия еще не была отмечена).

Версии, созданные автоматически, создаются без отметки.

Доступ к функции автоматического создания версии документа может быть включен/отключен администратором ПО МойОфис.

По умолчанию доступ отключен.

Включить автоматическое создание новой версии для документа могут владелец и пользователь с правом Управление.

Чтобы включить/отключить автоверсионирование документа, воспользуйтесь одним из способов:

•нажмите правой кнопкой мыши на название файла в рабочей области и в появившемся контекстном меню выберите команду История версий > Создавать версии автоматически;

•на боковой панели свойств файла перейдите по гиперссылке История версий, в открывшемся окне в правом верхнем углу нажмите на переключатель Создавать версии автоматически.

Если автоматическое создание новой версии включено, новая версия документа создается автоматически в следующих случаях:

•при редактировании документа любым пользователем системы;

В этом случае новая версия создается с определенным интервалом с момента последнего изменения документа в рамках сессии редактирования. Интервал устанавливается администратором сервера и по умолчанию составляет 5 минут.

•после окончания сессии редактирования документа.

Если в документ были внесены изменения после последнего автоматического создания версии (даже если интервал не завершился). Сессия считается завершенной, когда все участники закрыли документ.

Версии, создаваемые автоматически, сохраняются без наименования. Автор версии может изменить их название позже.

Автором версии считается последний пользователь, редактировавший файл.

Если включена функция автоверсионирования, то на количество создаваемых версий устанавливается ограничение. Максимальное количество версий документа задается администратором системы.

Когда создается новая версия, превышающая данное ограничение, самая ранняя из существующих версий документа удаляется. Удаляются только неотмеченные версии документа.

Ограничение распространяется как на автоматически созданные версии, так и на версии, созданные вручную.