MyOffice Presentation (Beta) permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document en même temps. Le propriétaire du document peut accorder l'accès à d'autres utilisateurs pour qu'ils puissent visualiser, modifier ou gérer ses documents.

Les types d'accès suivants peuvent être accordés aux documents : Lecture, Modifier, Peut gérer, Accès refusé.

Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gestion de l'élément peuvent tous deux modifier les droits à l'élément accordés par les autres utilisateurs.

En mode de partage, les utilisateurs peuvent simultanément consulter le même document ou le modifier Collaboration.

Pour partager l'accès :

1.Effectuez l'une des actions suivantes:

Dans la Barre de menus, cliquez sur Fichier et cliquez sur Partager.

Dans la Barre de configuration, cliquez sur le bouton Partager.

2.Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez les noms ou les adresses électroniques des utilisateurs auxquels l'accès est accordé, ou sélectionnez-les dans votre liste de contacts en cliquant sur le bouton knpk_adress_book (si le système mail est connecté).

3.Si nécessaire, placez le curseur sur l'avatar de l'utilisateur à qui l'accès est accordé et cliquez sur Détails pour aller à la page de contact dans MyOffice Contacts (le bouton est affiché lorsque MyOffice Mail est intégré. Une fois le bouton est cliqué, la page s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur.

4.Sélectionnez les droits d'accès au fichier dans la liste déroulante : Lecture, Modifier, Peut gérer, Accès refusé. Une brève description des autorisations pour chaque type est affichée à côté du nom du type d'accès. L'option Accès refusé refusera l'accès au fichier à l'utilisateur sélectionné (cette option est utile pour restreindre l'accès à des utilisateurs spécifiques lorsque l'accès en masse a été précédemment accordé).

5.Si nécessaire, cochez la case Notifier par email pour que les utilisateurs reçoivent un message leur indiquant que l'accès au dossier leur a été accordé. La case à cocher Notifier par email s'affiche si un système mail est connecté.

6.Si vous le souhaitez, ajoutez un message (si le système mail est connecté). Il sera affiché dans le corps du message.

7.Cliquez sur le bouton Ajouter.

Les notifications par email ne peuvent être envoyées qu'à des utilisateurs individuels et si le système mail est connecté. Notifier les groupes n'est pas autorisé.

Si les droits sont accordés avec succès, le nom de l'utilisateur et le type des des droits d'accès seront affichés dans le formulaire d'information sur l'accès.

Vous pouvez partager l'accès à travers d'une fenêtre d'obtention d'un lien.

Droits d'accès

Les fichiers et dossiers auxquels l'utilisateur a accès sont affichés dans l'application MyOffice Documents dans le dossier Partagé.

Trois types d'accès peuvent être accordés pour les fichiers et les dossiers : Lecture, Modifier, Peut gérer, Accès refusé.

Les utilisateurs dont le droit d'accès est Lecture, peuvent :

Consulter, télécharger, copier des fichiers partagés.

Envoyer les fichiers partagés par email (si le système mail est connecté).

Demander des droits d'édition.

Révoquer leur propre accès aux fichiers partagés.

 

Les utilisateurs dont le droit d'accès est Modifier, peuvent :

Consulter, modifier, télécharger, copier des fichiers partagés.

Créer de nouvelles versions du fichier partagé actuel.

Envoyer les fichiers partagés par email (si le système mail est connecté).

Consulter et modifier la liste des utilisateurs qui peuvent accéder au fichier ou objet.

Révoquer leur propre acces.

Les utilisateurs disposant de droit d'accès Peut gérer peuvent :

Consulter, modifier, télécharger, copier des documents partagés.

Renommer les documents partagés ouverts.

Créer de nouveaux documents dans le dossier partagé.

Téléchargez des fichiers dans le dossier partagé.

Supprimer des fichiers dans le dossier partagé.

Créer des copies de documents partagés. La copie de fichiers à partir du dossier partagé est possible à la fois vers des dossiers personnels et des dossiers partagés.

Créer de nouvelles versions d'un document partagé.

Visualiser, supprimer et renommer des versions de documents partagés.

Déplacer des documents vers un dossier partagé, dans le cadre d'un dossier partagé, ainsi que vers des dossiers personnels ou modifiables.

Envoyer des documents partagés par email (si le système mail est connecté).

Visualiser et modifier la liste des utilisateurs à qui le document est accessible.

Modifier les droits des utilisateurs auxquels le document est accessible.

Refuser l'accès aux documents partagés.

Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gestion peuvent modifier le niveau d'accès pour les utilisateurs et en fournir d'avantage (par exemple, Modifier au lieu de Lecture) ou de moins (par exemple, Lecture au lieu de Peut gérer).

Le propriétaire et l'utilisateur ayant le droit de gestion peuvent modifier le niveau d'accès à tout moment :

1.Dans la Barre de menus, cliquez sur Fichier et cliquez sur Partager.

2.Dans la fenêtre ouverte avec la liste des utilisateurs, cliquez sur le champ avec le type d'accès actuel et sélectionnez un autre type (une courte description des droits pour chaque type est affichée à côté du nom du type d'accès). Les modifications seront appliquées automatiquement.

3.Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer.

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