Версии файла

Чтобы перейти к Истории версий, воспользуйтесь одним из способов:

•в рабочей области приложения нажмите правой кнопкой мыши на строку с файлом и в контекстном меню выберите История версий или История версий > Открыть историю версий;

•на боковой панели свойств файла нажмите на гиперссылку История версий. Чтобы открыть панель свойств, нажмите кнопку (Свойства) на панели инструментов или нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите Свойства в контекстном меню.

В результате операции в текущей вкладке веб-браузера откроется последняя версия файла, История версий отобразится на экране:

В верхней части экрана отображается кнопка в виде стрелки, предназначенная для выхода из Истории версий, название файла, история которого открыта на просмотр, переключатель для включения или отключения автоверсионирования файла внутреннего формата, а также команды для работы с версией:

•Восстановить эту версию — установка выбранной версии файла текущей версией (неактивна для новой версии файла);

•Сохранить копию — сохранение версии файла отдельным новым файлом;

•Скачать — скачивание версии файла на компьютер пользователя;

•Печать — печать выбранной версии файла (неактивна, если не поддерживается печать данного типа файла);

•Удалить — удаление выбранной версии файла (неактивна для новой или текущей версии файла).

В рабочей области отображается содержимое версии, выбранной на боковой панели Истории версий. В зависимости от типа файла внизу экрана могут отображаться инструменты для управления просмотром (например, номер текущей страницы, кнопки для управления масштабом отображения документа, кнопки выбора листа табличного документа и т.п.).

Версии файла группируются в списке на боковой панели по дате создания версии (для текущей версии всегда отражается дата последнего изменения файла). Для каждой версии в списке отображается:

•имя версии (если версия не имеет названия, то в качестве названия ей присваивается дата и время создания версии);

•информация об авторе версии. При наведении курсора на аватар или имя автора появится всплывающее окно с дополнительной информацией о пользователе. При необходимости нажмите на гиперссылку Подробнее для просмотра информации о пользователе в приложении «МойОфис Контакты» (при наличии интеграции с «МойОфис Почта»), информация о контакте откроется в новой вкладке веб-браузера. Если пользователь удален, возможность просмотра информации о нем отсутствует;

•дата и время создания версии (для текущей версии отображается дата и время ее последнего изменения).

Текущая версия, а также переименовываемые или создаваемые пользователем версии автоматически отмечаются специальным символом слева от названия. Пользователь может снять или установить отметку для любой из версий, кроме текущей.

Чтобы закрыть открытую на просмотр версию и перейти к списку файлов, нажмите кнопку слева от названия файла.

Документ, История версий которого была открыта на просмотр, отобразится в разделе Недавние.

Чтобы создать новую версию документа внутреннего формата, воспользуйтесь одним из способов:

•перейдите в Историю версий документа и в открывшемся окне на боковой панели нажмите кнопку Создать новую версию. Новая версия появится первой в списке на боковой панели и станет текущей версией;

•нажмите правой кнопкой мыши на строку с файлом в рабочей области приложения и выберите пункт контекстного меню История версий > Создать новую версию. Новая версия будет создана в фоновом режиме, на экране появится всплывающее уведомление об успешном завершении операции.

Для всех типов файлов новая версия также создается в результате загрузки, копирования или перемещения файла с заменой. Версии заменяемого файла остаются в Истории версий.

Чтобы просмотреть версию файла, выполните следующие действия:

1.Перейдите в Историю версий файла.

2.В списке версий на боковой панели выберите нужную.

Выбранная версия отобразится в рабочей области.

Для работы с версиями файла перейдите в Историю версий и на боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку . В открывшемся меню выберите необходимую операцию:

•Отметить версию/Снять отметку — установить/снять отметку, защищающую версию от автоматического удаления и позволяющую сохранять версию до момента снятия отметки. Для новой (текущей) версии файла операция снятия отметки недоступна (отображается только при включенном автоверсионировании документов внутреннего формата);

•Переименовать — изменить название версии файла;

•Восстановить — назначить выбранную версию файла текущей версией (не отображается для новой версии файла);

•Сохранить копию — сохранить версию файла отдельным новым файлом;

•Скачать — скачать версию файла на компьютер пользователя;

•Печать — распечатать выбранную версию файла (не отображается, если не поддерживается печать данного типа файла);

•Удалить — удалить выбранную версию файла (не отображается для новой (текущей) версии файла).

Для выполнения некоторых операций с выбранной версией файла можно использовать кнопки, расположенные в верхней части экрана.

Чтобы переименовать версию файла, выполните следующие действия:

1.Перейдите в Историю версий файла.

2.На боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку .

3.В открывшемся меню выберите команду Переименовать.

4.Введите новое название версии и нажмите кнопку ОК.

Новое название версии отобразится в списке на боковой панели.

Чтобы сохранить версию отдельным файлом, выполните следующие действия:

1.Перейдите в Историю версий файла.

2.На боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку .

3.В открывшемся меню выберите команду Сохранить копию. На экране отобразится диалоговое окно выбора папки для сохранения версии.

4.При необходимости создайте новую папку.

5.Завершите сохранение версии, выбрав в диалоговом окне новое месторасположение объекта и нажав кнопку Сохранить.

Для выполнения операции с выбранной версией файла можно использовать кнопку Сохранить копию, расположенную в верхней части экрана.

Для защиты версий от автоматического удаления их можно отметить.

Чтобы установить/снять отметку для версии файла, выполните следующие действия:

1.Перейдите в Историю версий файла.

2.На боковой панели в строке с нужной версией нажмите кнопку .

3.В появившемся меню выберите команду Отметить/Снять отметку.

Операция снятия отметки недоступна для текущей версии файла.

Отметка присваивается версии автоматически в следующих случаях:

•при создании версии файла вручную (командой или в результате загрузки, копирования или перемещения файла с заменой);

•при переименовании версии файла (если версия еще не была отмечена).

Версии, созданные автоматически, создаются без отметки.

Доступ к функции автоматического создания версии документа может быть включен/отключен администратором ПО МойОфис. По умолчанию доступ отключен. Автоматическое создание новой версии доступно только для файлов внутреннего формата ПО МойОфис.

Включить автоматическое создание новой версии для документа могут владелец и пользователь с правами на управление.

Чтобы включить/отключить автоверсионирование документа, воспользуйтесь одним из способов:

•нажмите правой кнопкой мыши на название файла в рабочей области и в появившемся контекстном меню выберите команду История версий > Создавать версии автоматически;

•на боковой панели свойств файла нажмите на гиперссылку История версий, в открывшемся окне нажмите переключатель Создавать версии автоматически в правом верхнем углу окна.

Если автоматическое создание новой версии включено, новая версия документа создается автоматически в следующих случаях:

•при редактировании документа любым пользователем системы. В этом случае новая версия создается с определенным интервалом с момента последнего изменения документа в рамках сессии редактирования. Интервал устанавливается администратором сервера и по умолчанию составляет 5 минут;

•после окончания сессии редактирования документа, если в документ были внесены изменения после последнего автоматического создания версии (даже если интервал не завершился). Сессия считается завершенной, когда все участники закрыли документ.

Версии, создаваемые автоматически, сохраняются без наименования.

Если включена функция автоверсионирования, то на количество создаваемых версий устанавливается ограничение. Максимальное количество версий документа задается администратором системы.

Когда создается новая версия, превышающая данное ограничение, самая ранняя из существующих версий документа удаляется. Удаляются только неотмеченные версии документа.

Ограничение распространяется как на автоматически созданные версии, так и на версии, созданные вручную.