В приложении предусмотрена возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же документом. Владелец документа может предоставить доступ другим пользователям на просмотр, редактирование или управление своими документами.
К документам могут быть предоставлены следующие виды доступа: Просмотр, Редактирование, Управление, Доступ запрещен.
Изменить права, предоставленные другими пользователями к объекту, может как владелец, так и пользователь с правами на управление.
В режиме общего доступа пользователи одновременно могут просматривать один и тот же документ или редактировать его в режиме совместной работы.
Чтобы предоставить доступ:
1.Выберите один из способов:
•выберите в командном меню Файл > Общий доступ;
•кнопка Общий доступ на панели управления.
2.В открывшемся окне введите имена или электронные адреса пользователей, для которых предоставляется доступ, либо, при наличии интеграции с почтовой системой, выберите их из списка контактов, нажав кнопку (Список контактов).
3.При необходимости наведите курсор на аватар пользователя, которому предоставляются права доступа и нажмите кнопку Подробнее для перехода на страницу с информацией о контакте в «МойОфис Контакты» (кнопка отображается при наличии интеграции с «МойОфис Почта»). При нажатии на кнопку информация о контакте откроется в новой вкладке веб-браузера.
4.Из выпадающего списка выберите права доступа к файлу: Просмотр, Редактирование, Управление или Доступ запрещен. Рядом с названием ролей отображается краткое описание прав для каждого вида. Вариант Доступ запрещен закроет доступ к файлу выбранному пользователю (вариант полезен для ограничения доступа определенным пользователям при ранее выданном массовом доступе).
5.При необходимости установите флажок Уведомить письмом, чтобы пользователи получили сообщение о предоставлении им доступа к файлу. Флажок Уведомить письмом отображается при наличии интеграции с почтовой системой.
6.При желании добавьте сообщение (отображается при наличии интеграции с почтовой системой). Оно будет отображаться в теле письма/в мессенджере.
7.Нажмите кнопку Добавить.
При успешном предоставлении прав в форме информации о предоставлении доступа будет отображено имя пользователя и атрибуты прав доступа.
Предоставить общий доступ можно через окно получение ссылки.
Пользователи, которым предоставлены права на Просмотр, могут:
•просматривать, скачивать, копировать файлы общего доступа;
•отправлять файлы общего доступа по почте (при наличии интеграции с почтовой системой);
•отказаться от доступа к файлам общего доступа.
Пользователи, которым предоставлены права на Редактирование, могут:
•просматривать, редактировать, скачивать, копировать файлы общего доступа;
•создавать новые версии текущего файла общего доступа;
•отправлять по почте файлы общего доступа (при наличии интеграции с почтовой системой);
•просматривать и редактировать список пользователей, которым доступен объект;
•отказаться от доступа.
Пользователи с правами на Управление могут:
•просматривать, редактировать, скачивать, копировать документы общего доступа;
•переименовывать открытые документы общего доступа;
•создавать новые документы в папке общего доступа;
•загружать файлы в папку общего доступа;
•удалять файлы в папке общего доступа;
•создавать копии документов общего доступа. Копирование файла из папки общего доступа возможно как в личные папки, так и в папки общего доступа;
•создавать новые версии документа общего доступа;
•просматривать, удалять и переименовывать версии документов общего доступа;
•перемещать документы в папку общего доступа, внутри папки общего доступа, а также в личные или редактируемые папки;
•отправлять по почте документы общего доступа (при наличии интеграции с почтовой системой);
•просматривать и редактировать список пользователей, которым доступен документ;
•изменять права пользователей, которым доступен документ;
•отказаться от доступа к документам общего доступа.
Владелец и пользователь с правами на управление может изменить уровень доступа. Такое изменение прав доступа может быть как в сторону увеличения прав (например, Редактирование вместо Просмотр), так и в сторону их уменьшения (например, Просмотр вместо Управление).
Владелец и пользователь с правами на управление могут изменить вид прав доступа в любой момент:
1.Выберите в командном меню Файл > Общий доступ.
2.В открывшемся окне со списком пользователей нажмите на поле с текущим видом доступа и выберите другой вид (рядом с названием ролей отображается краткое описание прав для каждого вида). Изменения применятся автоматически.
3.Для выхода из формы предоставления доступа необходимо нажать кнопку Закрыть.