Предоставить общий доступ

В приложении предусмотрена возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же документом. Владелец документа может предоставить доступ другим пользователям на просмотр, редактирование или управление своими документами.

К документам могут быть предоставлены следующие виды доступа: Просмотр, Редактирование, Управление, Доступ запрещен.

Изменить права, предоставленные другими пользователями к объекту, может как владелец, так и пользователь с правами на управление.

В режиме общего доступа пользователи одновременно могут просматривать один и тот же документ или редактировать его в режиме совместной работы.

Чтобы предоставить доступ:

1.Выберите один из способов:

•выберите в командном меню Файл > Общий доступ;

•кнопка Общий доступ на панели управления.

2.В открывшемся окне введите имена или электронные адреса пользователей, для которых предоставляется доступ, либо, при наличии интеграции с почтовой системой, выберите их из списка контактов, нажав кнопку (Список контактов).

3.При необходимости наведите курсор на аватар пользователя, которому предоставляются права доступа и нажмите кнопку Подробнее для перехода на страницу с информацией о контакте в «МойОфис Контакты» (кнопка отображается при наличии интеграции с «МойОфис Почта»). При нажатии на кнопку информация о контакте откроется в новой вкладке веб-браузера.

4.Из выпадающего списка выберите права доступа к файлу: Просмотр, Редактирование, Управление или Доступ запрещен. Рядом с названием ролей отображается краткое описание прав для каждого вида. Вариант Доступ запрещен закроет доступ к файлу выбранному пользователю (вариант полезен для ограничения доступа определенным пользователям при ранее выданном массовом доступе).

5.При необходимости установите флажок Уведомить письмом, чтобы пользователи получили сообщение о предоставлении им доступа к файлу. Флажок Уведомить письмом отображается при наличии интеграции с почтовой системой.

6.При желании добавьте сообщение (отображается при наличии интеграции с почтовой системой). Оно будет отображаться в теле письма/в мессенджере.

7.Нажмите кнопку Добавить.

При успешном предоставлении прав в форме информации о предоставлении доступа будет отображено имя пользователя и атрибуты прав доступа.

Предоставить общий доступ можно через окно получение ссылки.

Пользователи, которым предоставлены права на Просмотр, могут:

•просматривать, скачивать, копировать файлы общего доступа;

•отправлять файлы общего доступа по почте (при наличии интеграции с почтовой системой);

•запросить права на редактирование;

•отказаться от доступа к файлам общего доступа.

Пользователи, которым предоставлены права на Редактирование, могут:

•просматривать, редактировать, скачивать, копировать файлы общего доступа;

•создавать новые версии текущего файла общего доступа;

•отправлять по почте файлы общего доступа (при наличии интеграции с почтовой системой);

•просматривать и редактировать список пользователей, которым доступен объект;

•отказаться от доступа.

Пользователи с правами на Управление могут:

•просматривать, редактировать, скачивать, копировать документы общего доступа;

•переименовывать открытые документы общего доступа;

•создавать новые документы в папке общего доступа;

•загружать файлы в папку общего доступа;

•удалять файлы в папке общего доступа;

•создавать копии документов общего доступа. Копирование файла из папки общего доступа возможно как в личные папки, так и в папки общего доступа;

•создавать новые версии документа общего доступа;

•просматривать, удалять и переименовывать версии документов общего доступа;

•перемещать документы в папку общего доступа, внутри папки общего доступа, а также в личные или редактируемые папки;

•отправлять по почте документы общего доступа (при наличии интеграции с почтовой системой);

•просматривать и редактировать список пользователей, которым доступен документ;

•изменять права пользователей, которым доступен документ;

•отказаться от доступа к документам общего доступа.

Владелец и пользователь с правами на управление может изменить уровень доступа. Такое изменение прав доступа может быть как в сторону увеличения прав (например, Редактирование вместо Просмотр), так и в сторону их уменьшения (например, Просмотр вместо Управление).

Владелец и пользователь с правами на управление могут изменить вид прав доступа в любой момент:

1.Выберите в командном меню Файл > Общий доступ.

2.В открывшемся окне со списком пользователей нажмите на поле с текущим видом доступа и выберите другой вид (рядом с названием ролей отображается краткое описание прав для каждого вида). Изменения применятся автоматически.

3.Для выхода из формы предоставления доступа необходимо нажать кнопку Закрыть.