Проверка данных

Чтобы создать выпадающий список с допустимыми значениями, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•в командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных;

•на боковой панели нажмите кнопку  (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.Во вкладке Параметры, в выпадающем списке Тип данных выберите Список.

4.Снимите флажок Игнорировать пустые ячейки, если хотите, чтобы ячейка была обязательно заполнена при вводе. Если ячейка не будет заполнена, отобразится ошибка.

5.Снимите флажок Показывать список значений, если не хотите использовать выпадающий список.

6.В поле Источник значений задайте значения для формирования списка одним из следующих способов:

•введите значения в поле напрямую, разделяя их точкой с запятой;

•укажите диапазон ячеек вручную;

•нажмите кнопку  (Выбрать значения), выделите требуемые ячейки в документе и нажмите  (Завершить выбор);

•введите название именованного диапазона или формулу, результатом которой является диапазон ячеек;

•в случае ошибки при вводе следуйте указаниям на экране. Для очистки всех полей в окне и возврату окна к виду по умолчанию нажмите кнопку Очистить все в нижней части окна.

7.Во вкладке Подсказка можно ввести заголовок и текст подсказки с информацией о правилах работы с полем. При отключении настройки Показывать при выделении ячейки подсказка отображаться не будет, но заголовок и текст подсказки сохранятся.

8.Во вкладке Сообщение об ошибке можно настроить поведение при вводе недопустимых значений и текст ошибки, объясняющий пользователю причину ошибки:

•в разделе Действие сообщения устанавливается поведение при вводе недопустимого значения: Запрет ввода не даст ввести в ячейку недопустимое значение, Предупреждение и Информация отобразят предупреждающее сообщение, но позволят ввести значение;

•в полях Заголовок и Текст сообщения можно ввести свое название и описание ошибки. Если оставить поля пустыми, будет отображаться текст по умолчанию.

9.Чтобы завершить создание проверки, нажмите кнопку OK или клавишу Enter ( Return) на клавиатуре. Чтобы отменить создание, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc на клавиатуре.

 
Значения выпадающего списка всегда актуальны. Например, если в источнике есть результат формулы, и у формулы меняются аргументы, то соответствующее значение обновляется в списке.

В выпадающем списке значения отображаются в том виде, в котором они отображаются в источнике. В ячейке отображение выбранного значения определяется форматом этой ячейки.

Для проверки данных в формате Дата существует отдельный тип проверки. Чтобы создать для ячейки проверку даты, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых будет выполняться проверка.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•в командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных;

•на боковой панели нажмите кнопку  (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.Во вкладке Параметры, в выпадающем списке Тип данных выберите Дата.

4.Поставьте флажок Игнорировать пустые ячейки, если хотите, чтобы ячейку с проверкой данных можно было оставить пустой.

5.В выпадающем списке Критерий проверки выберите условие проверки.

6.В полях Начальная дата и Конечная дата или Дата введите:

•дату в любом поддерживаемом формате отображения данных;

•ссылку на ячейку или диапазон, или выберите ячейки с помощью кнопки  (Выбрать значения). Дата в ячейке может быть задана напрямую, через формулу или ссылку на другую ячейку;

•формулу (например, =СЕГОДНЯ()+6).

7.Во вкладке Подсказка можно ввести заголовок и текст подсказки с информацией о правилах работы с полем. При отключении настройки Показывать при выделении ячейки подсказка отображаться не будет, но заголовок и текст подсказки сохранятся.

8.Во вкладке Сообщение об ошибке можно настроить поведение при вводе недопустимых значений и текст ошибки, объясняющий пользователю причину ошибки:

•в разделе Действие сообщения устанавливается поведение при вводе недопустимого значения: Запрет ввода не даст ввести в ячейку недопустимое значение, Предупреждение и Информация отобразят предупреждающее сообщение, но позволят ввести значение;

•в полях Заголовок и Текст сообщения можно ввести свое название и описание ошибки. Если оставить поля пустыми, будет отображаться текст по умолчанию.

9.Чтобы завершить создание проверки, нажмите кнопку OK или клавишу Enter ( Return) на клавиатуре. Чтобы отменить создание, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc на клавиатуре.

 
При создании проверок действуют следующие ограничения:

•проверку данных нельзя назначать для заголовка и строки итогов «умных» таблиц, ячеек сводных таблиц и ячеек, уже содержащих другие проверки;

•проверка данных может устанавливаться только на видимые ячейки.

 
Одну или несколько ячеек с проверкой данных можно протянуть для автозаполнения ячеек, расположенных слева, справа, снизу или сверху.

При объединении ячеек условие проверки данных сохраняется только из левой верхней ячейки диапазона. При разъединении ячеек:

•условие проверки данных сохраняется в верхней левой ячейке диапазона, если до объединения ячеек оно было задано для этой ячейки;

•условие проверки данных сохраняется в каждой ячейке диапазона, если оно было задано для объединенной ячейки. Если объединенная ячейка содержала выпадающий список, и в нем было выбрано какое-либо значение, то оно сохранится только в верхней левой ячейке диапазона.

Чтобы редактировать проверку данных с помощью окна Проверка данных, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейки, содержащие проверки.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•в командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных;

•на боковой панели нажмите кнопку  (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.Измените настройки проверки в окне. При включенной настройке Применить ко всем ячейкам с таким же условием проверки изменения будут применены ко всем проверкам с таким же условием. Если настройка отключена, после редактирования будет создана проверка с новыми условиями.

4.Нажмите кнопку OK.

Чтобы редактировать проверку данных с помощью панели Все проверки, выполните следующие действия:

1.На боковой панели нажмите кнопку  (Все проверки).

2.В открывшемся списке найдите проверку — ячейка с выбранной проверкой будет подсвечена на листе.

3.Нажмите кнопку  (Редактировать) в строке с проверкой.

4.Измените настройки проверки в окне и нажмите кнопку OK.

Чтобы удалить проверку данных с помощью окна Проверка данных, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон, содержащий проверку.

2.Откройте окно Проверка данных одним из следующих способов:

•в командном меню выберите пункт Данные > Проверка данных;

•на боковой панели нажмите кнопку  (Все проверки) и на открывшейся панели Все проверки нажмите кнопку Добавить проверку.

3.В окне нажмите кнопку Очистить все. Чтобы удалить такую проверку из всех ячеек, поставьте флажок Применить ко всем ячейкам с таким же условием проверки.

4.Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы удалить проверку данных с помощью панели Все проверки, выполните следующие действия:

1.На боковой панели нажмите кнопку  (Все проверки).

2.В открывшемся списке найдите проверку — ячейка с выбранной проверкой будет подсвечена на листе.

3.Нажмите кнопку  (Удалить) в строке с проверкой и подтвердите удаление в появившемся окне.