Создать новое письмо

Чтобы отправителем письма являлся другой пользователь, необходимо добавить новый аккаунт в текущую учетную запись. После этого при создании письма в адресном блоке появится возможность выбрать отправителя из списка профилей:

В некоторых случаях у пользователя может возникнуть необходимость отправлять письма с разных адресов в рамках одного аккаунта. Например, это может быть полезно в следующих случаях:

•получение дополнительной приватности;

•настройка получения писем определенной тематики;

•сортировка входящих сообщений по определенным признакам (рассылки, новости от компаний);

•возможность отправлять письма не с основного адреса.

Для этого предоставляется возможность использования почтовых алиасов. Алиасы - это дополнительные почтовые адреса, привязанные к почтовому аккаунту пользователя. Алиасы добавляются системным администратором и передаются пользователю посредством почтового сообщения со следующим содержимым:

Администратор добавил вам дополнительную электронную почту:
elena_s@offce-app.ru
Теперь при создании сообщения вы можете выбрать с какого адреса его отправить. Новый адрес привязан к той же учетной записи, что и основная электронная почта, поэтому у них общие имя отправителя, подпись и папки с сообщениями.

Список доступных алиасов не отображается в настройках профиля пользователя, но может быть использован при отправке сообщений.

В случае если у пользователя, помимо основного адреса, имеются дополнительные алиасы, они отображаются в выпадающем списке поля От. Несколько аккаунтов, содержащих алиасы, разделяются горизонтальной чертой.

Дополнительные сведения об алиасах:

•для использования алиасов используется вход в приложение с использованием пароля и логина основной учетной записи;

•письма, полученные одновременно на основной адрес и на адреса алиасов, в папке «Входящие» отображаются как одно письмо;

•eсли пользователь отправил письмо с алиаса, то в качестве отправителя будет указан почтовый адрес, относящийся к алиасу;

•в качестве аватара используется аватар аккаунта;

•для алиасов используются профили, созданные для основного аккаунта.

В поле Кому вводится адрес получателя письма. Таких адресов может быть введено несколько.

Адреса получателей выбираются из списка контактов пользователя либо вводятся вручную (для адресов, не входящих в список контактов учетной записи), после ввода каждого адреса необходимо нажать клавишу Enter или Space (Пробел) на клавиатуре либо перейти на другое поле. При вводе нескольких символов имени или адреса электронной почты будет отображен список контактов активного пользователя, содержащих введенные символы.

Редактировать адресатов

Для редактирования введенного адреса необходимо дважды нажать на него левой клавишей мыши.

Для удаления какого-либо адреса следует нажать кнопку на выбранном адресе.

Копии

Помимо основных адресатов письмо может быть дополнительно отправлено другим получателям. В таком случае дополнительных получателей указывают в поле Копия. Получатели, стоящие в копиях, получают письмо для информации и являются приглашенными участниками переписки.

Необходимо ввести адрес(-а) электронной почты пользователя(-ей), которому(-ым) предназначена копия письма в поле Копия. Поле заполняется аналогично полю Кому.

Скрытые копии

Указанный(-ые) в этом поле получатель(-ли) также получат отправленное письмо, однако остальные участники переписки (адресаты, указанные в полях Кому и Копия) о факте отправки письма этому человеку не узнают (данные получателя(-ей) скрытой копии не отображаются в списке адресатов письма). Зачастую скрытые копии используются при массовой рассылке для того, чтобы вашу адресную книгу не могли узнать все остальные получатели.

Необходимо ввести адрес(-а) электронной почты пользователя(-ей), которому(-ым) предназначена скрытая копия письма в поле Скрытая копия. Поле заполняется аналогично полю Кому.

В поле Тема кратко описывается содержание письма. Тема облегчает обработку писем, так как видна до открытия письма наряду с датой и отправителем.

Тема вводится с клавиатуры вручную в произвольной форме.

На панели форматирования располагаются инструменты для работы с письмом.

Отменить

Кнопка отменяет последнее действие, выполненное пользователем.

Повторить

Кнопка повторяет последнее отмененное пользователем действие.

Стиль шрифта

Стиль шрифта влияет на отображение букв: толщина линий, скругленность букв и т.д. При создании файла в документе по умолчанию не установлен стиль шрифта.

Кнопки (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый, Зачеркнутый) позволяют выбрать начертания выделенного в тексте фрагмента (полужирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый).

Начертание шрифта

Шрифт, используемый при создании письма, можно изменить. Для этого следует выбрать необходимый текст мышью, нажать на поле с названием шрифта и из выпадающего списка выбрать нужное начертание.

Размер шрифта

Текст письма при желании можно уменьшить или увеличить. Для этого следует выбрать текст мышью, нажать на поле с размером шрифта и из выпадающего списка выбрать один из предустановленных размеров.

Цвет текста и фона

Кнопки и используются для определения цвета текста и фона из предложенных палитр. При открытии окна письма по умолчанию установлен черный цвет для шрифта и белый цвет для его фона.

Нумерованный список

Нумерованные списки – это списки, в которых пункты отмечаются цифрами. При нажатии кнопки появляется первый элемент списка, последующие будут добавлены после нажатия клавиши Enter на клавиатуре.

Маркированный список

Маркированные списки – это списки, в которых пункты отмечаются с помощью различных символов. При нажатии кнопки появляется первый элемент списка, последующие будут добавлены после нажатия клавиши Enter на клавиатуре.

Цитата

Кнопка используется для вставки в качестве цитаты текста из пересылаемого письма или из письма, на которое дается ответ, и показывает получателям, на какую именно часть письма дается ответ. При использовании кнопки :

•при нажатии клавиши Enter курсор переходит на следующую строку, цитирование заканчивается;

•при добавлении нового блока цитирования сразу после уже имеющийся цитаты блоки будут оформлены отдельными цитатами. Для объединения цитат, расположенных рядом, в одну, необходимо установить курсор в начало второй цитаты и нажать клавишу Backspace: остается один знак цитаты, текст второй цитаты продолжится с той же строки, что и текст предыдущей цитаты;

•для разделения цитаты на несколько следует установить курсор в месте разделения цитаты и нажать клавишу Enter;

•для отмены примененного цитирования необходимо выделить текст цитаты (частично или полностью) или установить курсор в строке с цитированием, повторно нажав кнопку . Если текст был вставлен как цитата из другого письма, то следует установить курсор в начало цитаты и нажать клавишу Backspace;

•если курсор находится в тексте с цитатой, то кнопка подсвечена цветом. При выделении текста, содержащего цитаты, а также обычный текст, кнопка не подсвечивается.

Чтобы воспользоваться функцией цитирования до копирования текста, используемого в качестве цитаты, необходимо:

1.Нажать кнопку (слева появится вертикальная полоса, обозначающая цитату).

2.Скопировать часть сообщения, которую вы хотите процитировать.

3.Вставить скопированный текст в начале строки.

Чтобы воспользоваться функцией цитирования после копирования текста, используемого в качестве цитаты, необходимо:

1.Скопировать часть сообщения, которую требуется процитировать.

2.Вставить скопированный текст и нажать кнопку :

•если перед нажатием кнопки пользователь выделил часть скопированного текста, то в качестве цитаты будет использован только выделенный фрагмент. Оставшаяся часть вставленного текста будет перенесена на следующую строку;

•если курсор находится в любой из строк (если их несколько) вставленного текста и никакая часть текста не выделена, то цитирование применяется ко всему вставленному блоку, слева от всего вставленного текста появится вертикальная полоса, обозначающая цитату.

Ссылка

Кнопка используется для вставки URL–ссылки или форматирования выделенного фрагмента текста в гиперссылку на указанный URL. При нажатии кнопки появляется окно с полем, в которое необходимо ввести URL-адрес, после чего нажать кнопку Вставить. В текст письма будет добавлена ссылка.

Для изменения или удаления ссылки следует установить курсор в слово, содержащее гиперссылку, и выбрать требуемое действие (Изменить, Удалить).

Изображение

Кнопка предназначена для вставки изображения в тело письма (не в виде вложения). Для вставки изображения в письмо, необходимо нажать кнопку и в появившемся окне:

•Выбрать вкладку С компьютера и нажать кнопку Загрузить картинку, после чего выбрать нужный файл на стационарном или внешнем носителе на устройстве пользователя.

•Выбрать вкладку Ссылка и ввести в соответствующее поле адрес изображения. После ввода адреса нажать кнопку Вставить.

Изображение можно вставить в текст письма из системного буфера обмена (клавиши Ctrl+V) или перетащив нужный файл из системного окна устройства пользователя в соответствующее место текста письма.

Встроенные в текст изображения отображаются не как прикрепленные файлы, а как часть текста. Сообщения, которые содержат только встроенные файлы, в списке писем не содержат признак наличия в письме вложения .

Встроенные объекты можно редактировать с помощью инструментов специальных меню либо средствами редактирования текста. Например, объект можно перетащить, зажав курсор мыши, или удалить с помощью клавиш Delete или Backspace, установив курсор перед или после объекта соответственно.

Отредактировать встроенные объекты

Встроенные объекты можно редактировать. Меню работы с объектом открывается при выделении его в тексте письма.

Для встроенных изображений доступны следующие функции:

•заменить изображение (перетащить новое изображение из системного окна в форму добавления файла);

•выбрать тип выравнивания изображения;

•добавить подпись к изображению;

•удалить изображение;

•вставить ссылку;

•выбрать способ расположения изображения (с обтеканием текстом или с переносом строки);

•установить тип декорирования контуров изображения (со скруглением, с тенью и/или с видимыми границами; можно выбрать несколько вариантов);

•задать альтернативный текст для изображения (текст, который позволяет получить информацию об изображении при отключенном в браузере показе изображений или во время их загрузки);

•изменить размер изображения.

Очистить форматирование

Кнопка используется для снятия форматирования с выделенного фрагмента текста и установке параметров по умолчанию. К сбрасываемым настройкам относятся:

•стиль шрифта;

•начертание шрифта;

•размер шрифта;

•цвет шрифта;

•цвет фона шрифта.

В сообщение электронной почты можно вложить файлы и ссылки на файлы, которые будут отправлены адресату вместе с письмом.

Добавить вложение с компьютера

Для добавления вложения в письмо с локального диска компьютера, необходимо выбрать один из следующих способов:

•переместить нужные файлы мышью из системного окна на боковую панель письма;

•нажать кнопку Прикрепить файл (для второго и последующих файлов - Загрузить другие файлы), во всплывающем меню выбрать С компьютера, далее в открывшемся системном окне выбрать один или несколько файлов и нажать кнопку Открыть.

Прикрепленные файлы будут отображаться на боковой панели письма в виде списка, из которого их можно удалить нажатием кнопки , расположенной в строке вложения.

Добавить вложение из облака

Для загрузки вложения к письму из облака МойОфис, необходимо нажать кнопку Прикрепить файл (для второго и последующих файлов - Загрузить другие файлы), далее:

•для загрузки уже имеющихся файлов из облака нажать Из облака, в открывшейся панели файлового менеджера выбрать папку и отметить нужные файлы флажками (в контекстном меню выбрать Отметить), далее нажатать кнопку Прикрепить как ссылку.

•для того чтобы сначала загрузить файл в облако, а затем приложить его к письму, следует нажать Загрузить в облако и прикрепить, в открывшуюся панель файлового менеджера загрузить файлы с компьютера, далее нажать кнопку Прикрепить. В открывшейся панели файлового менеджера отметить нужные файлы флажками (в контекстном меню выбрать Отметить) и  нажать кнопку Прикрепить как ссылку.

При прикреплении файла размером, превышающим допустимый, появится сообщение:

Для прикрепления файла необходимо нажать на Загрузить его в облако, а затем на Прикрепить в появившемся новом окне. Файл будет прикреплен к письму в виде ссылки, при нажатии на которую документ откроется в новой вкладке.

Файловый менеджер для загрузки вложений из облака

При открытии вложения из облака на экране появляется файловый менеджер, содержащий папки облака и хранящиеся в них файлы.

Следует выбрать необходимую папку в левой части панели, отметить необходимые файлы и нажать кнопку Прикрепить как ссылку.

Для поиска необходимых файлов можно воспользоваться функцией поиска, позволяющей искать объекты в хранилище по названию файла/папки и ряду дополнительных параметров, а также по фрагменту содержимого файлов.

Для поиска по названию файла необходимо ввести имя файла в строку поиска и нажать Enter, либо кнопку поиска . В случае, если файлы будут найдены, на панели поиска отобразится список файлов, имя которых полностью или частично совпадает с заданным поисковым запросом. Поиск объектов по умолчанию выполняется в разделах Мои документы, Доступные мне и Общие папки.

Для расширенного поиска по названию файла необходимо ввести имя файла в строку поиска и нажать кнопку . На экране появится панель дополнительных настроек поиска. Следует выбрать страницу По названию, настроить параметры поиска следующим образом: 

•Автор – начать вводить имя или адрес электронной почты автора файла и в появившемся списке найденных результатов выбрать нужный (может быть выбрано несколько авторов);

•Тип – выбрать тип искомого файла в выпадающем списке (может быть выбрано несколько типов);

•Дата изменения – выбрать период последнего изменения объекта в выпадающем списке;

•Расположение – выбрать область поиска (может быть выбрано одно значение). Текущая папка – папка, выбранная на панели навигации. В разделах Отмеченные, Недавние и Корзина недоступен выбор пункта Текущая папка.

Далее нажать кнопку Найти, чтобы начать поиск.  Чтобы удалить заданные параметры поиска, необходимо нажать Сбросить все. Дополнительные параметры поиска также отображаются над результатами поиска по названию. Используемые параметры выделяются голубым цветом. Новый поиск выполняется автоматически при изменении параметров с помощью кнопок над результатами поиска.

Для расширенного поиска по содержимому файла необходимо ввести предполагаемое содержимое в строку поиска и нажать кнопку . На экране появится панель дополнительных настроек поиска. Необходимо выбрать страницу По содержимому, нажать Найти, либо кнопку поиска . В результате операции на панели файлов отобразится список документов, содержащих заданное текстовое вхождение.

Сочетания клавиш для основных действий:

•Ctrl+Enter — отправить письмо;

•S — сохранить письмо в черновиках;

•Ctrl+Z — отменить последнее действие;

•Ctrl+Y — повторить отмененное действие;

•Ctrl+K — вставить ссылку в текст;

•Ctrl+B — установить выделенному тексту стиль «полужирный»;

•Ctrl+I — установить выделенному тексту стиль «курсив»;

•Ctrl+U — установить выделенному тексту стиль «подчеркнутый».