Работа с событиями

Чтобы создать новое событие, следует воспользоваться одним из следующих способов:

•нажать кнопку , расположенную на панели навигации в приложении «МойОфис Календарь»;

•щелкнуть левой клавишей мыши на любой день/час в календаре в приложении «МойОфис Календарь»;

•нажать кнопку / (Меню приложений) и выбрать команду Создать встречу.

•в списке контактов выбрать контакт и на панели деталей контакта нажать кнопку Создать событие.

На экране откроется форма создания нового события, которую можно перемещать по экрану с помощью мыши. Если событие создавалось из приложения «МойОфис Почта» или «МойОфис Контакты», то приложение «МойОфис Календарь» с открытой формой создания нового события откроется в новой вкладке веб-браузера.

Если при создании события пользователь нажмет в любое место в календаре, находящееся за пределами формы создания нового события, или попытается закрыть вкладку (окно) веб-браузера, в которой создается событие, на экран будет выведено предупреждение о наличии несохраненных изменений, требующее подтверждение действия.

При наличии нескольких календарей в блоке «Мои календари» и/или календарей в блоке «Доступные мне» следует нажать на название календаря, расположенное в правом углу автоматически открывшейся формы, и выбрать из раскрывающегося списка календарь, в котором будет создано новое событие.

Тема

Необходимо ввести название события в соответствующее поле, кратко описать его и указать место, в котором произойдет событие.

Создание события от другого лица

При наличии нескольких календарей в блоке «Мои календари» и/или календарей в блоке «Доступные мне» пользователь может создать событие от другого лица и/или в другом календаре (при наличии прав на редактирование).

Необходимо нажать на стрелку, расположенную справа от поля Тема, чтобы выбрать из раскрывающегося списка календарь, в котором будет создано новое событие. Уведомления на электронные адреса участников будут отправлены от имени организатора события. Пользователь, создавший событие от имени владельца календаря, получит возможность подтвердить или отклонить свое участие.

Дата и Время

Дата и время предполагаемого события отобразятся в окне автоматически. Следует проверить корректность этих данных и при необходимости отредактировать, нажав на них.

Далее следует выбрать даты и время начала и окончания события в строке, расположенной под темой. При необходимости можно установить флажок Весь день, если событие займет весь рабочий день. При работе с датами события необходимо учитывать следующие условия:

1.При создании события по умолчанию дата начала равна дате окончания события.

2.Если создается событие на один день (дата начала равна дате окончания события), установлен флажок Весь день и дата окончания не менялась, то при изменении даты начала события, дата окончания автоматически поменяется и станет равной дате начала.

Например: создано событие с датой начала и датой окончания 24 июля, установлен флажок Весь день. Дата начала изменена на 25 июля – дата окончания автоматически изменится на 25 июля. Дата начала изменена на 23 июля – дата окончания автоматически изменится на 23 июля.

3.Если создается событие на несколько дней, то есть дату окончания события изменили хотя бы один раз, флажок Весь день снят, то при изменении даты начала события установленная продолжительность события сохранится, дата окончания автоматически поменяется. Изменение даты окончания события не повлияет на дату начала, но изменить продолжительность события.

Например: Создано событие с датой начала и датой окончания 24 июля с 14:00 до 15:00. Дата окончания изменена на 26 июля (длительность события стала 2 дня и 1 час). Дата начала изменена на 27 июля – дата окончания автоматически изменится на 29 июля, длительность события сохранится. Дата окончания изменена на 28 июля – дата начала не изменилась (27 июля), продолжительность события уменьшилась.

4.Если создается событие на несколько дней, то есть дату окончания события изменили хотя бы один раз, установлен флажок Весь день, то при изменении даты окончания события установленная продолжительность события запоминается и в случае изменения даты начала автоматически поменяется дата окончания события. Изменение даты окончания события не повлияет на дату начала, но изменится продолжительность события.

Например: Создано событие с датой начала и датой окончания 24 июля, установлен флажок Весь день. Дата окончания изменена на 26 июля (длительность события стала 3 дня). Дата начала изменена на 26 июля – дата окончания автоматически изменится на 28 июля, длительность события сохранится. Дата окончания изменена на 27 июля – дата начала не изменилась (26 июля), продолжительность события уменьшилась.

Повторяющееся событие

При создании повторяющегося события, следует установить флажок Повторять. После установки флажка на форме появятся дополнительные поля, которые заполняются в соответствии с желаемыми параметрами. Если в поле выбора частоты повторов было выбрано значение Другое, то на экране откроется окно ввода параметров. Необходимо ввести нужные данные и нажать кнопку ОК.

Участники и Ресурсы

При работе с событиями можно добавить участников двух типов:

•Обязательный участник – участник, присутствие которого необходимо на событии.

•Необязательный участник – участник, присутствие которого на событии опционально.

Для формирования списка обязательных/необязательных участников события, необходимо ввести электронные адреса вручную либо выбрать из выпадающего списка мышью или кнопкой Enter на клавиатуре в строке Участники/Необязательные участники на вкладке Сведения/Планировщик. При добавлении участника на вкладке Планировщик у всех новых и добавляемых участников по умолчанию устанавливается статус обязательного участника и может быть изменен вручную.

При добавлении в качестве участника/необязательного участника отдельной группы (группы рассылки), доступна кнопка (Раскрыть группу), позволяющая отобразить список пользователей в группе и, при необходимости, удалить часть адресов из участников события. Чтобы свернуть группу, необходимо нажать кнопку (Свернуть группу).

Для изменения типа участника (обязательный/необязательный) следует воспользоваться одним из способов:

•на вкладке Сведения перетащить участника мышкой из одной строки в другую;

•на вкладке Планировщик щелкнуть левой клавишей мыши на аватар участника и выбрать необходимый статус в списке.

Для участия во встрече могут быть добавлены участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков. После ввода электронного адреса следует нажать клавишу Enter или Пробел на клавиатуре. Для удаления участника из списка приглашенных, необходимо нажать кнопку в строке его имени.

В поле Ресурсы на вкладке Сведения необходимо выбрать требуемый ресурс (переговорную или конференцию Zoom) из списка доступных, нажав на стрелку справа. Бронирование ресурсов может осуществляться аналогично процессу добавления участников.

На вкладке Планировщик участники и ресурсы отображаются в одном списке по алфавиту в следующем порядке:

•Организатор события;

•Ресурсы (переговорные);

•Обязательные участники;

•Необязательные участники;

•Обязательные участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков;

•Необязательные участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков.

Организатор события и необязательные участники визуально выделены значками.

Для просмотра занятости приглашенных участников необходимо перейти на вкладку Планировщик, расположенную над строкой ввода адресов участников, на которой будет отображена информация о занятости участников по часам на выбранную дату.

Временные промежутки, в течение которых участник может быть занят, выделены в Планировщике в соответствии с ответами участника на события:

•в случае отсутствия реакции на событие – данное время обведено рамкой и не подсвечено;

•если участие предварительно принято – данное время обозначено заштрихованной областью;

•если участие подтверждено – данное время равномерно залито цветом;

•если участие было отклонено либо мероприятий было незапланированно – статус участника не выделен.

При наведении курсора на выделенные временные промежутки, появляется всплывающее окно с информацией о доступности пользователя, в том числе о перерыве (буферном времени), если он был установлен в настройках: статус события Принятое событие/Предварительно принятое событие/Необработанное событие, время события, для необязательных участников указан статус Необязательный участник.

Участники с внутренними электронными адресами могут быть отсортированы в списке на вкладке Планировщик: в порядке добавления, по алфавиту, по занятости. Для выбора критерия сортировки следует нажать кнопку (Сортировать) в строке над списком участников и выбрать необходимый вариант.

Занятость участников с электронными адресами внешних почтовых ящиков на шкале времени равномерно залита цветом. При наведении курсора на строку появляется всплывающее окно с предупреждением об отсутствии сведений о доступности пользователя.

Столбец создаваемого события (окрашен цветовой заливкой) можно перемещать по временной шкале вправо и влево для того, чтобы выбрать наиболее удобное время и оптимально спланировать занятость участников, а также изменять длительность события, зажав левой кнопкой мыши правую границу столбца и потянув вправо или влево. Столбец создаваемого события не охватывает строки участников с электронными адресами внешних почтовых ящиков и ограничивается внутренними участниками.

Описание

Необходимо ввести данные в поле Описание на вкладке Сведения, кратко описав детали события.

При необходимости следует добавить URL–ссылку на веб-страницу, приглашенные пользователи увидят в описании гиперссылку на указанный URL. Участники события, использующие настольное приложение почтового клиента, в качестве вложения получат в письме ссылку на облачное хранилище файла.

Если в качестве ресурса для проведения события выбрана конференция Zoom, то при сохранении события к описанию автоматически добавится ссылка для подключения к данной конференции.

Приложить файл

Для вложения файла необходимо нажать кнопку Прикрепить файл, в выпадающем меню выбрать место, откуда требуется загрузить файл (С компьютера, Из облака, Загрузить в облако и прикрепить).

Для вложения файла с компьютера в открывшемся стандартном системном окне необходимо выбрать нужный файл/файлы и нажать кнопку Открыть. При необходимости можно заменить файл, удалив файл и повторив операцию. Общий размер вложений не должен превышать 10 Мб.

Для вложения файла из облака следует выбрать нужный файл среди документов в облачном хранилище и нажать кнопку Прикрепить как ссылку. Если требуется прикрепить несколько файлов, то необходимо нажать на иконку файла, чтобы появилась галочка вместо иконки и выбрать несколько файлов. Просмотреть прикрепленные вложения из облака можно одним нажатием мыши. Файл для просмотра откроется в новой вкладке. 

Загрузить файл в облако и прикрепить его в качестве вложения к событию можно двумя способами:

•нажать на Загрузить файлы или Загрузить папку;

•перетащить файлы или папки с компьютера с помощью мыши.

После добавления выбранного файла или папки необходимо нажать кнопку Прикрепить. Файл будет загружен в облако и добавлен в качестве вложения к событию.

При прикреплении файла размером, превышающим допустимый, появится сообщение:

Для прикрепления файла необходимо нажать на Загрузить его в облако, а затем на Прикрепить в появившемся новом окне. Файл будет прикреплен к событию в виде ссылки, при нажатии на которую документ откроется в новой вкладке.

Для удаления прикрепленного файла следует нажать кнопку , расположенную в окне с названием вложенного файла.

Напоминания

Для всех создаваемых событий автоматически устанавливается напоминание о событии за 5 минут до начала. Для изменения времени напоминания следует нажать стрелку в поле с указанием времени напоминания и выбрать необходимое время из раскрывающегося списка.

Для удаления напоминания следует нажать кнопку , расположенную справа от времени напоминания. Для установки дополнительных уведомлений необходимо нажать кнопку Добавить напоминание и выбрать необходимый тип и время.

Получение уведомлений от участников

Организатор события автоматически получает уведомления о подтверждении/отклонении участия во встрече от участников события. Для отключения поступления уведомлений следует перейти во вкладку Дополнительно и установить флажок Не получать письма с ответами участников.

Занятость

При необходимости следует выставить параметр своей занятости на вкладке Дополнительно.

Закрыть форму создания события

Для закрытия формы (на любом этапе создания события) воспользуйтесь одним из вариантов:

1.В форме создания события следует нажать кнопку:

•Отмена – окно создания события будет автоматически закрыто, изменения не сохранятся;

•Создать – событие будет отображено на временной координатной сетке в ячейке с соответствующей датой. Для дальнейшей работы с событием следует нажать на него в рабочей области.

2.Нажать в любое место в календаре, находящееся за пределами формы создания нового события, и выбрать необходимую команду:

•Сохранить – событие будет отображено на временной координатной сетке в ячейке с соответствующей датой. Для дальнейшей работы с событием необходимо нажать на него в рабочей области.

•Не сохранять – окно создания события будет автоматически закрыто, изменения не сохранятся.

•Отмена – возврат в окно создания события.

Отправка писем-приглашений участникам

По окончании ввода данных следует нажать кнопку Создать и выбрать необходимый вариант уведомления приглашенных участников:

•Отправить – участники события автоматически получают уведомления о создании нового события.

•Не отправлять – отключение отправки уведомлений о событии на электронные адреса участников.

•Отмена – возврат к форме создания события.

Время события и язык в письме-приглашении участников из адресной книги «Коллеги» (пользователей с внутренними адресами электронной почты) указываются в соответствии с настройками получателей.

Созданное событие отобразится в календаре в ячейке с соответствующей датой с признаком организатора и будет окрашено в цвет календаря, в котором событие создавалось. Перед сохранением события убедитесь, что оно создается в нужном календаре. Повторяющееся событие будет отмечено в календаре значком .

Событие можно перенести на другую дату при помощи перемещения его мышью между календарями организатора события или по временной координатной сетке. При перемещении повторяющегося события между календарями организатора переносится вся цепочка событий, включая выбранное.

Для того чтобы внести корректировки в параметры события, следует открыть его в рабочей области при помощи однократного нажатия левой клавиши мыши, после нажать кнопку Редактировать.

При внесении изменений в повторяющееся событие появится меню выбора внесения изменений в одно (выбранное) событие или во всю серию повторов. Если во всей серии повторов с частотой повторов Другое изменяется дата первого события, и она не совпадает с выбранным ранее днем повтора, то на форме редактирования появляется информация о несоответствии новой даты дням повторов и необходимости выбрать другую дату или характер повторов. Сохранить событие с несовпадающими датой и днем повтора невозможно, при закрытии формы редактирования события изменения не сохранятся.

В открывшейся для редактирования форме следует внести необходимые изменения и нажать кнопку Сохранить.

Обязательные участники события, в том числе обязательные участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков, автоматически получают уведомления об изменении деталей события. Необязательные участники события, в том числе с электронными адресами внешних почтовых ящиков, получают уведомления об изменении деталей события с отметкой о необязательности участия, только если они еще не отклонили приглашение. Если в процессе изменений был изменен статус необязательного участника на обязательного участника, то такому участнику будет отправлено уведомление об изменении деталей события, даже если он ранее отклонил предложение об участии. В случае незначительных изменений для отключения отправки уведомлений об изменении события на электронные адреса участников необходимо снять флажок Оповестить об изменениях перед нажатием кнопки Сохранить.

Участникам с электронными адресами внешних почтовых ящиков уведомления об изменениях будут отправлены автоматически, независимо от установки флажка и степени важности вносимых корректировок.

Если в событие были добавлены новые участники, на форме появится возможность выбора оповещения участников. Необходимо нажать кнопку Отправить в правом нижнем углу формы и выбрать из выпадающего списка необходимый вариант (Новым участникам, Всем участникам). Если при добавлении новых участников флажок Оповестить об изменениях будет снят, то при нажатии кнопки Отправить событие будет автоматически обновлено, уведомления не будут отправлены.

Для возврата к форме редактирования события – Отмена.

Организатор события автоматически получает уведомления о подтверждении/отклонении участия во встрече от участников события. Для отключения поступления уведомлений, следует перейти на вкладку Дополнительно и установить флажок Не получать письма с ответами участников перед сохранением изменений.

Если при сохранении изменений была выбрана опция Оповестить об изменениях, то в результате операции участники события (в том числе участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков), кроме тех, кто уже отклонил приглашение, получат письма-уведомления с указанием внесенных в событие изменений, которые будут автоматически объединены в цепочку писем, при условии установленного флажка Объединять в цепочки письма с одной темой.

Если в результате операции была изменена дата или время встречи, то статус участников, первоначально приглашенных в событие, сбрасывается. Уведомление об изменении деталей события (новое приглашение) отправляется всем участникам, включая ранее отклонивших это событие.

При необходимости форму можно перемещать по экрану с помощью мыши.

Если при редактировании события пользователь нажмет в любое место в календаре, находящееся за пределами формы редактирования события, или попытается закрыть вкладку (окно) веб-браузера, в которой редактируется событие, то на экран будет выведено предупреждение о наличии несохраненных изменений, требующее подтверждение действия.

Для созданного события существует возможность отправить письмо всем участникам события. Например, это может быть полезно для рассылки результатов, достигнутых в процессе встречи.

Для того чтобы отправить рассылку участникам события, следует открыть событие в области календаря при помощи однократного нажатия левой клавиши мыши, далее нажать кнопку Рассылка участникам.

В отдельной вкладке появится окно создания нового сообщения.

•рассылку может отправить создатель встречи, либо любой из ее участников;

•тема письма берется из темы события'

•адресатами письма являются только обязательные участники события, необязательные не входят в список;

•ресурсы встречи не участвуют в рассылке;

Следует заполнить необходимые поля сообщения и отправить письмо.

Для того чтобы удалить событие, необходимо открыть его в рабочей области и нажать кнопку Отменить событие.

При удалении повторяющегося события на экране появится меню выбора удаления одного (выбранного) события или во всю серию повторов. После выбора варианта на экран будет выведен запрос о подтверждении удаления события. После подтверждения необходимости удаления события на экран будет выведено окно ввода причины (заполняется при необходимости) и подтверждения отмены события:

•следует ввести причину отмены события (при необходимости), которая будет направлена всем участникам события в письме-уведомлении, и нажать кнопку Отменить событие для подтверждения отмены события;

•нажать кнопку Отмена для отмены операции удаления события и возврата в форму события.

Для принятия либо отклонения участия в событии необходимо выбрать требуемый вариант (Принять, Возможно, Отклонить) в письме с приглашением, пришедшем на почту участника, либо нажать на него в окне события.

При ответе об участии на повторяющееся событие из окна события на экране появится меню выбора ответа на одно (выбранное) событие или на всю серию повторов.

Ответ участников события отображается справа от имени участника в окне события:

• – участник не отреагировал на запрос об участии в созданном событии;

• – участие принято;

• – участие предварительно подтверждено;

• – участие отклонено;

•для ресурсов (переговорных) будут отображаться следующие сведения: ресурс занят – красная иконка двери, свободен – зеленая дверь, ожидается ответ – серая дверь.

Событие будет отмечено в календаре в соответствии с ответом участника:

•принятое событие – равномерная заливка цветом;

•предварительно принятое – заштриховано;

•необработанное – обведено контуром.

Любой приглашенный участник может рекомендовать организатору события дополнительных участников и/или дополнительные ресурсы (переговорные). Для предложения новых участников следует открыть окно событий в рабочей области календаря и нажать кнопку Предложить изменения. На открывшейся панели Планировщика нажать на поле Добавить в верхней части списка участников события.

Поле ввода данных участника станет активным. Далее следует ввести электронные адреса вручную либо выбрать из выпадающего списка мышью или клавишей Enter на клавиатуре.

Все добавленные адресаты отображаются в верхней части списка участников. Для удаления участника из списка рекомендованных, необходимо нажать кнопку в строке его имени.

Для отправки организатору уведомления с предложением новых участников/ресурсов необходимо нажать кнопку Предложить изменения.

В результате операции организатор события получит на электронную почту уведомление о предложении новых участников.

Для принятия либо отклонения предложенных участников/ресурсов (переговорных) выберите требуемый вариант:

• (Принять) или (Отклонить) в письме с рекомендацией участника, пришедшем на почту организатора;

• (Принять) или (Отклонить) в окне события, выбрав его в рабочей области календаря и нажав кнопку Открыть планировщик в верхней части окна события.

При рекомендации ресурса (переговорной) предложение также отображается в карточке события в календаре и в Планировщике организатора. Рекомендацию можно принять/отклонить как в письме, так и в окне события и в Планировщике.

При нажатии кнопки Принять рекомендованный участник или группа участников добавятся в список участников события, письма-приглашения отправляются автоматически. Всем участникам события приходит письмо-уведомление об обновлении в событии.

Чтобы предложить новое время для проведения события, необходимо открыть его в рабочей области календаря и нажать кнопку Предложить изменения. На открывшейся панели Планировщика указать даты и время начала и окончания события. Для отправки организатору письма с предложением о переносе времени события следует нажать кнопку Предложить изменения.

В окне события отобразятся Ваши предложения для события. Если требуется отменить предложения, следует нажать Отменить все.

Если один из участников события предлагает новое время для его проведения, организатор данного события получает письмо, в котором указано текущее и предлагаемое время.

Для принятия либо отклонения предложения о переносе события следует выбрать требуемый вариант:

•Принять или Отклонить в письме, пришедшем на почту организатора;

• (Принять) или (Отклонить) в окне события, выбрав его в рабочей области календаря.

Чтобы присоединиться к встрече, которая проводится в Zoom, необходимо выполнить одно из следующих действий:

•открыть письмо с приглашением на встречу и перейти по ссылке, указанной в письме;

•открыть окно события в рабочей области календаря и перейти по ссылке, указанной в описании события.