Продукт: МойОфис Профессиональный, МойОфис Частное Облако, МойОфис Почта

Создать событие

Чтобы создать новое событие, воспользуйтесь одним из способов:

нажмите кнопку Новое событие, расположенную на панели навигации в приложении «МойОфис Календарь»;

щелкните левой клавишей мыши на любой день/час в календаре в приложении «МойОфис Календарь»;

нажмите кнопку post_m / menu_contacts / m_calend (Меню приложений) и выберите команду Создать встречу.

На экране откроется форма создания нового события, которую можно перемещать по экрану с помощью мыши. Если событие создавалось из приложения «МойОфис Почта» или «МойОфис Контакты», то приложение «МойОфис Календарь» с открытой формой создания нового события откроется в новой вкладке веб-браузера.

Если при создании события пользователь нажмет в любое место в календаре, находящееся за пределами формы создания нового события, или попытается закрыть вкладку (окно) веб-браузера, в которой создается событие, на экран будет выведено предупреждение о наличии несохраненных изменений, требующее подтверждение действия.

При наличии нескольких календарей в блоке «Мои календари» и/или календарей в блоке «Доступные мне» нажмите на название календаря, расположенное в правом углу автоматически открывшейся формы, и выберите из раскрывающегося списка календарь, в котором будет создано новое событие.

Тема

Введите название события в соответствующее поле, кратко опишите его и укажите место, в котором произойдет событие.

Создание события от лица организатора

При наличии нескольких календарей в блоке «Мои календари» и/или календарей в блоке «Доступные мне» пользователь может создать событие от другого лица и/или в другом календаре.

Нажмите на стрелку, расположенную справа от поля Тема, чтобы выбрать из раскрывающегося списка календарь, в котором будет создано новое событие. Уведомления на электронные адреса участников будут отправлены от имени организатора события. Пользователь, создавший событие от имени владельца календаря, получит возможность подтвердить или отклонить свое участие.

Дата и Время

Дата и время предполагаемого события отобразятся в окне автоматически. Проверьте корректность этих данных и при необходимости отредактируйте, нажав на них.

Выберите даты и время начала и окончания события в строке, расположенной под темой. При необходимости установите флажок Весь день, если событие займет весь рабочий день. При работе с датами события учитывайте следующие условия:

1.При создании события по умолчанию дата начала равна дате окончания события.

2.Если создается событие на один день (дата начала равна дате окончания события), установлен флажок Весь день и дата окончания не менялась, то при изменении даты начала события, дата окончания автоматически поменяется и станет равной дате начала.

Например: Создано событие с датой начала и датой окончания 24 июля, установлен флажок Весь день. Дата начала изменена на 25 июля – дата окончания автоматически изменится на 25 июля. Дата начала изменена на 23 июля – дата окончания автоматически изменится на 23 июля.

3.Если создается событие на несколько дней, то есть дату окончания события изменили хотя бы один раз, флажок Весь день снят, то при изменении даты начала события установленная продолжительность события сохранится, дата окончания автоматически поменяется. Изменение даты окончания события не повлияет на дату начала, но изменить продолжительность события.

Например: Создано событие с датой начала и датой окончания 24 июля с 14:00 до 15:00. Дата окончания изменена на 26 июля (длительность события стала 2 день и 1 час). Дата начала изменена на 27 июля – дата окончания автоматически изменится на 29 июля, длительность события сохранится. Дата окончания изменена на 28 июля – дата начала не изменилась (27 июля), продолжительность события уменьшилась.

4.Если создается событие на несколько дней, то есть дату окончания события изменили хотя бы один раз, установлен флажок Весь день, то при изменении даты окончания события установленная продолжительность события запоминается и в случае изменения даты начала автоматически поменяется дата окончания события. Изменение даты окончания события не повлияет на дату начала, но изменить продолжительность события.

Например: Создано событие с датой начала и датой окончания 24 июля, установлен флажок Весь день. Дата окончания изменена на 26 июля (длительность события стала 3 дня). Дата начала изменена на 26 июля – дата окончания автоматически изменится на 28 июля, длительность события сохранится. Дата окончания изменена на 27 июля – дата начала не изменилась (26 июля), продолжительность события уменьшилась.

Повторяющееся событие

При создании повторяющегося события, установите флажок Повторять. После установки флажка на форме появятся дополнительные поля, которые заполняются в соответствии с желаемыми параметрами. Если в поле выбора частоты повторов было выбрано значение Другое, то на экране откроется окно ввода параметров. Введите необходимые данные и нажмите кнопку ОК.

Участники и Ресурсы

При работе с событиями можно добавить участников двух типов:

Обязательный участник – участник, присутствие которого необходимо на событии.

Необязательный участник – участник, присутствие которого на событии опционально.

Для формирования списка обязательных/необязательных участников события, введите электронные адреса вручную либо выберите из выпадающего списка мышью или кнопкой Enter на клавиатуре в строке Участники/Необязательные участники на вкладке Сведения/Планировщик. При добавлении участника на вкладке Планировщик у всех новых и добавляемых участников по умолчанию устанавливается статус обязательного участника и может быть изменен вручную.

При добавлении в качестве участника/необязательного участника отдельной группы (группы рассылки), доступна кнопка knpk_next_change (Раскрыть группу), позволяющая отобразить список пользователей в группе и, при необходимости, удалить часть адресов из участников события. Чтобы свернуть группу, нажмите кнопку knpk_hide_field (Свернуть группу).

Для изменения типа участника (обязательный/необязательный) воспользуйтесь одним из способов:

на вкладке Сведения перетащите участника мышкой из одной строки в другую;

на вкладке Планировщик щелкните левой клавишей мыши на аватар участника и выберите необходимый статус в списке.

Для участия во встрече могут быть добавлены участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков. После ввода электронного адреса нажмите клавишу Enter или Пробел на клавиатуре. Для удаления участника из списка приглашенных, нажмите кнопку knpk_del_close в строке его имени.

В поле Ресурсы на вкладке Сведения выберите требуемый ресурс (переговорную или конференцию Zoom) из списка доступных, нажав на стрелку справа. Бронирование ресурсов может осуществляться аналогично процессу добавления участников.

На вкладке Планировщик участники и ресурсы отображаются в одном списке по алфавиту в следующем порядке:

1.Организатор события.

2.Ресурсы (переговорные).

3.Обязательные участники.

4.Необязательные участники.

5.Обязательные участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков.

6.Необязательные участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков.

Организатор события и необязательные участники визуально выделены значками.

Для просмотра занятости приглашенных участников перейдите на вкладку Планировщик, расположенную над строкой ввода адресов участников, на которой будет отображена информация о занятости участников по часам на выбранную дату.

Ресурсы в Планировщике отображаются как участники. Занятость ресурсов также отображается в сетке Планировщика аналогично занятости участников события.

Временные промежутки, в течение которых участник может быть занят, выделены в Планировщике в соответствии с ответами участника на события:

в случае отсутствия реакции на событие – данное время обведено рамкой и не подсвечено;

если участие предварительно принято – данное время обозначено заштрихованной областью;

если участие подтверждено – данное время равномерно залито цветом;

если участие было отклонено либо мероприятий было незапланированно – статус участника не выделен.

При наведении курсора на выделенные временные промежутки, появляется всплывающее окно с информацией о доступности пользователя, в том числе о перерыве (буферном времени), если он был установлен в настройках: статус события Принятое событие/Предварительно принятое событие/Необработанное событие, время события, для необязательных участников указан статус Необязательный участник.

Участники с внутренними электронными адресами могут быть отсортированы в списке на вкладке Планировщик: в порядке добавления, по алфавиту, по занятости. Для выбора критерия сортировки нажмите кнопку sort (Сортировать) в строке над списком участников и выберите необходимый вариант.

Максимальное количество участников в списке, которое возможно отсортировать – 50 участников.

Занятость участников с электронными адресами внешних почтовых ящиков на шкале времени равномерно залита цветом. При наведении курсора на строку появляется всплывающее окно с предупреждением об отсутствии сведений о доступности пользователя.

Столбец создаваемого события (окрашен цветовой заливкой) можно перемещать по временной шкале вправо и влево для того, чтобы выбрать наиболее удобное время и оптимально спланировать занятость участников, а также изменять длительность события, зажав левой кнопкой мыши правую границу столбца и потянув вправо или влево. Столбец создаваемого события не охватывает строки участников с электронными адресами внешних почтовых ящиков и ограничивается внутренними участниками.

Описание

Введите данные в поле Описание на вкладке Сведения, кратко описав детали события.

При необходимости добавьте URL–ссылку на веб-страницу, приглашенные пользователи увидят в описании гиперссылку на указанный URL. Участники события, использующие настольное приложение почтового клиента, в качестве вложения получат в письме ссылку на облачное хранилище файла.

Если в качестве ресурса для проведения события выбрана конференция Zoom, то при сохранении события к описанию автоматически добавится ссылка для подключения к данной конференции.

Приложить файл

Для вложения файла нажмите кнопку Добавить вложение, в открывшемся стандартном системном окне выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости замените файл, удалив файл и повторив операцию.

Для удаления прикрепленного файла нажмите кнопку knpk_del_close, расположенную в окне с названием вложенного файла.

Напоминания

Для всех создаваемых событий автоматически устанавливается напоминание о событии за 5 минут до начала. Для изменения времени напоминания нажмите стрелку в поле с указанием времени напоминания и выберите необходимое время из раскрывающегося списка.

Для удаления напоминания нажмите кнопку knpk_del_close, расположенную справа от времени напоминания. Для установки дополнительных уведомлений нажмите кнопку Добавить напоминание и выберите необходимый тип и время.

Получение уведомлений от участников

Организатор события автоматически получает уведомления о подтверждении/отклонении участия во встрече от участников события. Для отключения поступления уведомлений перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок Не получать письма с ответами участников.

Занятость

При необходимости выставите параметр своей занятости на вкладке Дополнительно.

Закрыть форму создания события

Для закрытия формы (на любом этапе создания события) воспользуйтесь одним из вариантов:

1.В форме создания события нажмите кнопку

Отмена – окно создания события будет автоматически закрыто, изменения не сохранятся;

Создать – событие будет отображено на временной координатной сетке в ячейке с соответствующей датой. Для дальнейшей работы с событием нажмите на него в рабочей области.

2.Нажмите в любое место в календаре, находящееся за пределами формы создания нового события, и выберите необходимую команду:

Сохранить – событие будет отображено на временной координатной сетке в ячейке с соответствующей датой. Для дальнейшей работы с событием нажмите на него в рабочей области.

Не сохранять – окно создания события будет автоматически закрыто, изменения не сохранятся.

Отмена – возврат в окно создания события.

Отправка писем-приглашений участникам

По окончании ввода данных нажмите кнопку Создать и выберите необходимый вариант уведомления приглашенных участников:

Отправить – участники события автоматически получают уведомления о создании нового события.

Не отправлять – отключение отправки уведомлений о событии на электронные адреса участников.

Отмена – возврат к форме создания события.

Время события и язык в письме-приглашении участников из адресной книги «Коллеги» (пользователей с внутренними адресами электронной почты) указываются в соответствии с настройками получателей.

Созданное событие отобразится в календаре в ячейке с соответствующей датой с признаком организатора sobstv_sob и будет окрашено в цвет календаря, в котором событие создавалось. Перед сохранением события убедитесь, что оно создается в нужном календаре. Повторяющееся событие будет отмечено в календаре значком recur.

Редактировать событие

Событие можно перенести на другую дату при помощи перемещения его мышью между календарями организатора события или по временной координатной сетке. При перемещении повторяющегося события между календарями организатора переносится вся цепочка событий, включая выбранное.

Для того чтобы внести корректировки в параметры события, откройте его в рабочей области при помощи однократного нажатия левой клавиши мыши и нажмите кнопку Редактировать.

При внесении изменений в повторяющееся событие появится меню выбора внесения изменений в одно (выбранное) событие или во всю серию повторов. Если во всей серии повторов с частотой повторов Другое изменяется дата первого события, и она не совпадает с выбранным ранее днем повтора, то на форме редактирования появляется информация о несоответствии новой даты дням повторов и необходимости выбрать другую дату или характер повторов. Сохранить событие с несовпадающими датой и днем повтора невозможно, при закрытии формы редактирования события изменения не сохранятся.

В открывшемся для редактирования форме внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Обязательные участники события, в том числе обязательные участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков, автоматически получают уведомления об изменении деталей события. Необязательные участники события, в том числе с электронными адресами внешних почтовых ящиков, получают уведомления об изменении деталей события с отметкой о необязательности участия, только если они еще не отклонили приглашение. Если в процессе изменений был изменен статус необязательного участника на обязательного участника, то такому участнику будет отправлено уведомление об изменении деталей события, даже если он ранее отклонил предложение об участии. В случае незначительных изменений для отключения отправки уведомлений об изменении события на электронные адреса участников снимите флажок Оповестить об изменениях перед нажатием кнопки Сохранить.

Участникам с электронными адресами внешних почтовых ящиков уведомления об изменениях будут отправлены автоматически, независимо от установки флажка и степени важности вносимых корректировок.

Если в событие были добавлены новые участники, на форме появится возможность выбора оповещения участников. Нажмите кнопку Отправить в правом нижнем углу формы и выберите из выпадающего списка необходимый вариант (Новым участникам, Всем участникам). Если при добавлении новых участников флажок Оповестить об изменениях будет снят, то при нажатии кнопки Отправить событие будет автоматически обновлено, уведомления не будут отправлены.

Для возврата к форме редактирования события – Отмена.

Организатор события автоматически получает уведомления о подтверждении/отклонении участия во встрече от участников события. Для отключения поступления уведомлений, перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок Не получать письма с ответами участников перед сохранением изменений.

Если при сохранении изменений была выбрана опция Оповестить об изменениях, то в результате операции участники события (в том числе участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков), кроме тех, кто уже отклонил приглашение, получат письма-уведомления с указанием внесенных в событие изменений, которые будут автоматически объединены в цепочку писем, при условии установленного флажка Объединять в цепочки письма с одной темой.

Если в результате операции была изменена дата или время встречи, то статус участников, первоначально приглашенных в событие, сбрасывается. Уведомление об изменении деталей события (новое приглашение) отправляется всем участникам, включая ранее отклонивших это событие.

При необходимости форму можно перемещать по экрану с помощью мыши.

Если при редактировании события пользователь нажмет в любое место в календаре, находящееся за пределами формы редактирования события, или попытается закрыть вкладку (окно) веб-браузера, в которой редактируется событие, то на экран будет выведено предупреждение о наличии несохраненных изменений, требующее подтверждение действия.

Отменить событие

Для того чтобы удалить событие, откройте его в рабочей области и нажмите кнопку Отменить событие.

При удалении повторяющегося события на экране появится меню выбора удаления одного (выбранного) события или во всю серию повторов. После выбора варианта на экран будет выведен запрос о подтверждении удаления события. После подтверждения необходимости удаления события на экран будет выведено окно ввода причины (заполняется при необходимости) и подтверждения отмены события:

введите причину отмены события (при необходимости), которая будет направлена всем участникам события в письме-уведомлении, и нажмите кнопку Отменить событие для подтверждения отмены события;

нажмите кнопку Отмена для отмены операции удаления события и возврата в форму события.

Подтвердить/Отклонить участие в событии

Для принятия либо отклонения участия в событии выберите требуемый вариант (Принять, Возможно, Отклонить) в письме с приглашением, пришедшем на почту участника, либо нажмите на него в окне события.

При ответе об участии на повторяющееся событие из окна события на экране появится меню выбора ответа на одно (выбранное) событие или на всю серию повторов.

Ответ участников события отображается справа от имени участника в окне события:

viz_sob – участник не отреагировал на запрос об участии в созданном событии;

podtv2 – участие принято;

podtv3 – участие предварительно подтверждено;

podtv4 – участие отклонено;

Для ресурсов (переговорных) будут отображаться следующие сведения:
ресурс занят – красная иконка двери, свободен – зеленая дверь,
ожидается ответ – серая дверь.

Событие будет отмечено в календаре в соответствии с ответом участника:

принятое событие – равномерная заливка цветом;

предварительно принятое – заштриховано;

необработанное – обведено контуром.

Рекомендовать участника

Любой приглашенный участник может рекомендовать организатору события дополнительных участников и/или дополнительные ресурсы (переговорные). Для предложения новых участников откройте окно событий в рабочей области календаря и нажмите кнопку Предложить изменения. На открывшейся панели Планировщика нажмите на поле Добавить в верхней части списка участников события.

Поле ввода данных участника станет активным. Введите электронные адреса вручную либо выберите из выпадающего списка мышью или клавишей Enter на клавиатуре.

Все добавленные адресаты отображаются в верхней части списка участников. Для удаления участника из списка рекомендованных, нажмите кнопку knpk_del_close в строке его имени.

Для отправки организатору уведомления с предложением новых участников/ресурсов нажмите кнопку Предложить изменения.

В результате операции организатор события получит на электронную почту уведомление о предложении новых участников.

Для принятия либо отклонения предложенных участников/ресурсов (переговорных) выберите требуемый вариант:

принять (Принять) или отклонить (Отклонить) в письме с рекомендацией участника, пришедшем на почту организатора;

принять2 (Принять) или отклонить (Отклонить) в окне события, выбрав его в рабочей области календаря и нажав кнопку Открыть планировщик в верхней части окна события.

При рекомендации ресурса (переговорной) предложение также отображается в карточке события в календаре и в Планировщике организатора. Рекомендацию можно принять/отклонить как в письме, так и в окне события и в Планировщике.

При нажатии кнопки Принять рекомендованный участник или группа участников добавятся в список участников события, письма-приглашения отправляются автоматически. Всем участникам события приходит письмо-уведомление об обновлении в событии.

Предложить новое время события

Чтобы предложить новое время для проведения события, откройте его в рабочей области календаря и нажмите кнопку Предложить изменения. На открывшейся панели Планировщика укажите даты и время начала и окончания события. Для отправки организатору письма с предложением о переносе времени события нажмите кнопку Предложить изменения.

В окне события отобразятся Ваши предложения для события. Если требуется отменить предложения, нажмите Отменить все.

Принять/отклонить новое время события

Если один из участников события предлагает новое время для его проведения, организатор данного события получает письмо, в котором указано текущее и предлагаемое время.

Для принятия либо отклонения предложения о переносе события выберите требуемый вариант:

Принять или Отклонить в письме, пришедшем на почту организатора;

принять2 (Принять) или отклонить (Отклонить) в окне события, выбрав его в рабочей области календаря.

Присоединиться к встрече в Zoom

Чтобы присоединиться к встрече, которая проводится в Zoom, выполните одно из следующих действий:

Откройте письмо с приглашением на встречу и перейдите по ссылке, указанной в письме.

Откройте окно события в рабочей области календаря и перейдите по ссылке, указанной в описании события.

Был ли материал полезным?
Да
Нет
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0