Продукт: МойОфис Профессиональный, МойОфис Частное Облако, МойОфис Почта
Создать событие

Чтобы создать новое событие нажмите кнопку Новое событие, расположенную на панели навигации, или нажмите левой клавишей мыши на любой день/час в календаре. На экране откроется форма создания нового события, которую можно перемещать по экрану с помощью мыши.

Если при создании события пользователь нажмёт в любое место в календаре, находящееся за пределами формы создания нового события, или попытается закрыть вкладку (окно) веб-браузера, в которой создаётся событие, на экран будет выведено предупреждение о наличии несохранённых изменений, требующее подтверждение действия.

При наличии нескольких календарей в блоке «Мои календари» и/или календарей в блоке «Доступные мне» нажмите на название календаря, расположенное в левом углу автоматически открывшейся формы, и выберите из раскрывающегося списка календарь, в котором будет создано новое событие.

Тема

Введите название события в соответствующее поле, кратко опишите его и укажите место, в котором произойдет событие.

Создание события от лица организатора

При наличии нескольких календарей в блоке «Мои календари» и/или календарей в блоке «Доступные мне» пользователь может создать событие от другого лица и/или в другом календаре.

Нажмите на стрелку, расположенную справа от поля Тема, чтобы выбрать из раскрывающегося списка календарь, в котором будет создано новое событие. Уведомления на электронные адреса участников будут отправлены от имени организатора события. Пользователь, создавший событие от имени владельца календаря, получит возможность подтвердить или отклонить своё участие.

Дата и Время

Дата и время предполагаемого события отобразятся в окне автоматически. Проверьте корректность этих данных и при необходимости отредактируйте, нажав на них.

Выберите даты и время начала и окончания события в строке, расположенной под темой. При необходимости установите флажок Весь день, если событие займет весь рабочий день.

Повторяющееся событие

При создании повторяющегося события, установите флажок Повторять. После установки флажка на форме появятся дополнительные поля, которые заполняются в соответствии с желаемыми параметрами. Если в поле выбора частоты повторов было выбрано значение Другое, то на экране откроется окно ввода параметров. Введите необходимые данные и нажмите кнопку ОК.

Участники и Ресурсы

Для формирования списка участников события, в строке «Участники» на вкладке Сведения введите электронные адреса вручную либо выберите из выпадающего списка мышью или кнопкой Enter на клавиатуре.

Для участия во встрече могут быть добавлены участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков. После ввода электронного адреса нажмите клавишу Enter или Пробел на клавиатуре. Для удаления участника из списка приглашенных, нажмите кнопку knpk_del_close в строке его имени.

В поле «Ресурсы» на вкладке Сведения введите собственное значение либо выберите требуемый ресурс (переговорную) из списка доступных, нажав на стрелку справа. Бронирование помещений может осуществляться аналогично процессу добавления участников.

Для просмотра занятости приглашенных участников перейдите на вкладку Планировщик, расположенную над строкой ввода адресов участников, на которой будет отображена информация о занятости участников по часам на выбранную дату.

Ресурсы (переговорные) в Планировщике отображаются как участники. Занятость переговорных также отображается в сетке Планировщика аналогично занятости участников события.

Временные промежутки, в течение которых участник может быть занят, выделены в Планировщике в соответствии с ответами участника на события:

в случае отсутствия реакции на событие – данное время обведено рамкой и не подсвечено;

если участие предварительно принято – данное время обозначено заштрихованной областью;

если участие подтверждено – данное время равномерно залито цветом;

если участие было отклонено либо мероприятий было незапланированно – статус участника не выделен.

При наведении курсора на выделенные временные промежутки, появляется всплывающее окно с информацией о доступности пользователя, в том числе об интервальном перерыве (буферном времени), если он был установлен в настройках.

Участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков отображаются в конце списка, строка их занятости на шкале времени равномерно залита цветом. При наведении курсора на строку появляется всплывающее окно с предупреждением об отсутствии сведений о доступности пользователя.

Столбец создаваемого события (окрашен фиолетовым цветом) можно перемещать по временной шкале вправо и влево для того, чтобы выбрать наиболее удобное время и оптимально спланировать занятость участников. Столбец создаваемого события не охватывает строки участников с электронными адресами внешних почтовых ящиков и ограничивается внутренними участниками.

Описание

Введите данные в поле «Описание» на вкладке Сведения, кратко описав детали события. При необходимости добавьте URL–ссылку на веб-страницу, приглашенные пользователи увидят в описании гиперссылку на указанный URL.

Участники события, использующие настольное приложение почтового клиента, в качестве вложения получат в письме ссылку на облачное хранилище файла.

Приложить файл

Для вложения файла нажмите кнопку Добавить вложение, в открывшемся стандартном системном окне выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости замените файл, удалив файл и повторив операцию.

Для удаления прикрепленного файла нажмите кнопку knpk_del_close, расположенную в окне с названием вложенного файла.

Напоминания

Для всех создаваемых событий автоматически устанавливается напоминание о событии за 5 минут до начала. Для изменения времени напоминания нажмите стрелку в поле с указанием времени напоминания и выберите необходимое время из раскрывающегося списка. При выборе варианта Выбрать дату и время на форме дополнительно появляется окно выбора типа напоминания, раскрывающийся список доступных действий и времени напоминания.

Для изменения типа напоминания (письмом по почте или уведомлением на рабочем столе) нажмите стрелку в поле с колокольчиком и выберите необходимый тип из раскрывающегося списка. Если уведомления на рабочем столе не были подключены ранее, перейдите в настройки с помощью гиперссылки на всплывающем уведомлении в окне создания события и установите необходимые настройки.

Для удаления напоминания нажмите кнопку knpk_del_close, расположенную справа от времени напоминания. Для установки дополнительных уведомлений нажмите кнопку Добавить напоминание и выберите необходимый тип и время.

Получение уведомлений от участников

Организатор события автоматически получает уведомления о подтверждении/отклонении участия во встрече от участников события. Для отключения поступления уведомлений перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок Не получать письма с ответами участников.

Занятость

При необходимости выставите параметр своей занятости на вкладке Дополнительно.

Закрыть форму создания события

Для закрытия формы (на любом этапе создания события) нажмите в любое место в календаре, находящееся за пределами формы создания нового события, и выберите необходимую команду:

Сохранить – событие будет отображено на временной координатной сетке в ячейке с соответствующей датой. Для дальнейшей работы с событием нажмите на него в рабочей области.

Не сохранять – окно создания события будет автоматически закрыто, изменения не сохранятся.

Отмена – возврат в окно создания события.

Отправка писем-приглашений участникам

По окончании ввода данных нажмите кнопку Создать и выберите необходимый вариант уведомления приглашенных участников:

Отправить – участники события автоматически получают уведомления о создании нового события.

Не отправлять – отключение отправки уведомлений о событии на электронные адреса участников.

Отмена – возврат к форме создания события.

Время события и язык в письме-приглашении участников из адресной книги «Коллеги» (пользователей с внутренними адресами электронной почты) указываются в соответствии с настройками получателей.

Созданное событие отобразится в календаре в ячейке с соответствующей датой с признаком организатора sobstv_sob и будет окрашено в цвет календаря, в котором событие создавалось. Перед сохранением события убедитесь, что оно создается в нужном календаре. Повторяющееся событие будет отмечено в календаре значком recur.

Повтор_события_3

Редактировать событие

Событие можно перенести на другую дату при помощи перемещения его мышью между календарями организатора события или по временной координатной сетке. При перемещении повторяющегося события между календарями организатора переносится вся цепочка событий, включая выбранное.

Для того чтобы внести корректировки в параметры события, откройте его в рабочей области при помощи однократного нажатия левой клавиши мыши и нажмите кнопку Редактировать.

При внесении изменений в повторяющееся событие появится меню выбора внесения изменений в одно (выбранное) событие или во всю серию повторов. Если во всей серии повторов с частотой повторов Другое изменяется дата первого события, и она не совпадает с выбранным ранее днём повтора, то на форме редактирования появляется информация о несоответствии новой даты дням повторов и необходимости выбрать другую дату или характер повторов. Сохранить событие с несовпадающими датой и днём повтора невозможно, при закрытии формы редактирования события изменения не сохранятся.

В открывшемся для редактирования форме внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Участники события, в том числе участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков, автоматически получают уведомления об изменении деталей события. В случае незначительных изменений для отключения отправки уведомлений об изменении события на электронные адреса участников снимите флажок Оповестить об изменениях перед нажатием кнопки Сохранить.

Участникам с электронными адресами внешних почтовых ящиков уведомления об изменениях будут отправлены автоматически, независимо от установки флажка и степени важности вносимых корректировок.

Если в событие были добавлены новые участники, на форме появится возможность выбора оповещения участников. Нажмите кнопку Отправить в правом нижнем углу формы и выберите из выпадающего списка необходимый вариант (Новым участникам, Всем участникам). Если при добавлении новых участников флажок Оповестить об изменениях будет снят, то при нажатии кнопки Отправить событие будет автоматически обновлено, уведомления не будут отправлены.

Для возврата к форме редактирования события – Отмена.

Организатор события автоматически получает уведомления о подтверждении/отклонении участия во встрече от участников события. Для отключения поступления уведомлений, перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок Не получать письма с ответами участников перед сохранением изменений.

Если при сохранении изменений была выбрана опция Оповестить об изменениях, то в результате операции участники события (в том числе участники с электронными адресами внешних почтовых ящиков), кроме тех, кто уже отклонил приглашение, получат письма-уведомления с указанием внесённых в событие изменений, которые будут автоматически объединены в цепочку писем, при условии установленного флажка Объединять в цепочки письма с одной темой.

Если в результате операции была изменена дата или время встречи, то статус участников, первоначально приглашенных в событие, сбрасывается. Уведомление об изменении деталей события (новое приглашение) отправляется всем участникам, включая ранее отклонивших это событие.

При необходимости форму можно перемещать по экрану с помощью мыши.

Если при редактировании события пользователь нажмёт в любое место в календаре, находящееся за пределами формы редактирования события, или попытается закрыть вкладку (окно) веб-браузера, в которой редактируется событие, то на экран будет выведено предупреждение о наличии несохранённых изменений, требующее подтверждение действия.

Отменить событие

Для того чтобы удалить событие, откройте его в рабочей области и нажмите кнопку Отменить событие.

При удалении повторяющегося события на экране появится меню выбора удаления одного (выбранного) события или во всю серию повторов. После выбора варианта на экран будет выведен запрос о подтверждении удаления события. После подтверждения необходимости удаления события на экран будет выведено окно ввода причины (заполняется при необходимости) и подтверждения отмены события:

введите причину отмены события (при необходимости), которая будет направлена всем участникам события в письме-уведомлении, и нажмите кнопку Отменить событие для подтверждения отмены события;

нажмите кнопку Отмена для отмены операции удаления события и возврата в форму события.

Подтвердить/Отклонить участие в событии

Для принятия либо отклонения участия в событии выберите требуемый вариант (Принять, Возможно, Отклонить) в письме с приглашением, пришедшем на почту участника, либо нажмите на него в окне события.

При ответе об участии на повторяющееся событие из окна события на экране появится меню выбора ответа на одно (выбранное) событие или на всю серию повторов.

Для получения напоминания о событии на свою почту и/или в виде всплывающих уведомлений на рабочем столе (при условии включения необходимых настроек), откройте событие в рабочей области календаря, нажмите кнопку Добавить напоминание и выберите тип напоминания и необходимое время из раскрывающегося списка аналогично порядку, указанному в разделе Создать событие.

Ответ участников события отображается справа от имени участника в окне события:

viz_sob – участник не отреагировал на запрос об участии в созданном событии;

podtv2 – участие принято;

podtv3 – участие предварительно подтверждено;

podtv4 – участие отклонено;

Для ресурсов (переговорных) будут отображаться следующие сведения:
ресурс занят – красная иконка двери, свободен – зеленая дверь,
ожидается ответ – серая дверь.

Событие будет отмечено в календаре в соответствии с ответом участника:

принятое событие – равномерная заливка цветом;

предварительно принятое – заштриховано;

необработанное – обведено контуром.

vizual

Рекомендовать участника

Любой приглашённый участник может рекомендовать организатору события дополнительных участников и/или дополнительные ресурсы (переговорные). Для предложения новых участников откройте окно событий в рабочей области календаря и нажмите кнопку Предложить изменения. На открывшейся панели Планировщика нажмите на поле Добавить в верхней части списка участников события.

Поле ввода данных участника станет активным. Введите электронные адреса вручную либо выберите из выпадающего списка мышью или клавишей Enter на клавиатуре.

Все добавленные адресаты отображаются в верхней части списка участников. Для удаления участника из списка рекомендованных, нажмите кнопку knpk_del_close в строке его имени.

Для отправки организатору уведомления с предложением новых участников/ресурсов нажмите кнопку Предложить изменения.

В результате операции организатор события получит на электронную почту уведомление о предложении новых участников.

Для принятия либо отклонения предложенных участников/ресурсов (переговорных) выберите требуемый вариант
knpk_accept (Принять) или knpk_noaccept (Отклонить):

в письме с рекомендацией участника, пришедшем на почту организатора;

в окне события, выбрав его в рабочей области календаря и нажав кнопку Открыть планировщик в верхней части окна события.

При нажатии кнопки knpk_accept (Принять) рекомендованный участник или группа участников добавятся в список участников события, письма-приглашения отправляются автоматически. Всем участникам события приходит письмо-уведомление об обновлении в событии.

Предложить новое время встречи

Чтобы предложить новое время встречи, откройте событие в рабочей области календаря и нажмите кнопку Предложить изменения. На открывшейся панели Планировщика укажите даты и время начала и окончания события, после чего нажмите кнопку Предложить изменения.

Организатор события получит письмо с предложением перенести встречу, с указанием текущего и предлагаемого времени. Для принятия либо отклонения предложения переноса события выберите требуемый вариант Перенести или Отклонить в письме.

Найти событие

Для поиска нужного события в календаре:

1.Откройте календарь и введите критерий поиска в поле поиска, расположенное на панели инструментов:

тему (фрагмент темы) события;

описание (фрагмент описания) события;

название (фрагмент названия) вложения.

2. Нажмите кнопку Enter на клавиатуре.

 

Результаты поиска будут отображены в виде списка в рабочей области.

Нажмите на результат, чтобы открыть событие.

Был ли материал полезным?
Да
Нет
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0