Для отслеживания и фиксирования важных изменений текстовых и табличных документов доступна возможность создания версий. Версии документов создаются вручную пользователем или автоматически (если такая возможность подключена администратором системы). Каждая из созданных версий отображается в Истории версий.

Версия, созданная вручную пользователем, имеет название, дату и время создания.

Версию документа можно восстановить (сделать текущей), просмотреть, переименовать, сохранить как новый документ, скачать, удалить, установить/снять отметку. Доступ к просмотру и управлению версиями закрыт для пользователей с правами на просмотр.

Перейти к Истории версий

Чтобы перейти к Истории версий:

1.Щелкните правой клавишей мыши на название документа в рабочей области, в появившемся контекстном меню выберите команду История версий > Открыть историю версий.

2.Выберите нужный файл в рабочей области, щелкнув левой клавишей мыши на значке нужного файла или на свободном участке строки файла (не на названии), и нажмите кнопку кнопка_история_бп в окне свойств на боковой панели.

В результате операции в текущей вкладке веб-браузера будет открыта последняя версия файла, История версий отобразится на экране:

history

В верхней части экрана отображается кнопка в виде стрелки, предназначенная для выхода из Истории версий, название документа, история которого открыта на просмотр, переключатель для включения/отключения автоверсионирования документа, а также команды для работы с версией:

Восстановить эту версию – для установления выбранной версии документа текущей версией (неактивна для новой версии документа);

Сохранить копию – для сохранения версии документа отдельным новым документом;

Скачать – для скачивания версии документа на компьютер пользователя;

Печать – для печати выбранной версии документа;

Удалить – для удаления выбранной версии документа (строка не отображается для новой (текущей) версии документа).

 

В рабочей области отображается содержимое версии, выбранной на боковой панели Истории версий. Внизу экрана отображается информационное поле, содержащее номер текущей страницы и общее количество страниц в документе, открытом на предварительный просмотр, а также кнопки управления масштабом отображения документа. Для электронных таблиц доступен выбор листа, отображаемого на предварительном просмотре (при наличии нескольких листов).

Версии документа группируются в списке на боковой панели по дате создания версии (для текущей версии всегда отражается дата последнего изменения документа). Для каждой версии в списке отображается:

наименование версии (если версия не имеет названия, то в качестве названия ей присваивается дата и время создания версии);

информация об авторе версии, при наведении курсора на аватар или имя автора появится всплывающее окно с детальной информацией о данном пользователе. При необходимости нажмите на всплывающем уведомлении кнопку Подробнее для перехода на страницу с информацией о контакте в «МойОфис Контакты» (при наличии интеграции с «МойОфис Почта»), информация о контакте откроется в новой вкладке веб-браузера;

дата и время создания версии (для текущей версии отображается дата и время ее последнего изменения).

Текущая версия, версии, создаваемые пользователем вручную, а также переименовываемые, автоматически отмечаются специальным символом слева от названия. Пользователь может снять/установить отметку для любой из версий, кроме текущей.

Чтобы закрыть версию, открытую на просмотр, и перейти к списку файлов, нажмите стрелку return слева от названия документа.

Создать новую версию документа

Чтобы создать новую версию документа:

1.Перейдите к Истории версий документа на боковой панели.

2.В открывшемся окне нажмите кнопку Создать новую версию на боковой панели. Новая версия появится первой в списке на боковой панели и станет текущей версией.

Создать новую версию документа можно с помощью команды контекстного меню История версий > Создать новую версию, вызываемого при помощи нажатия правой клавиши мыши на названии документа в списке файлов. Новая версия будет создана в фоновом режиме, на экране появится всплывающее уведомление об успешном завершении операции.

Включить/Отключить автоверсионирование

Доступ к функции автоматического создания версии документа может быть включен/отключен администратором ПО МойОфис. По умолчанию доступ отключен.

Автоматическое создание новой версии доступно только для файлов внутреннего формата ПО МойОфис.

Включить автоматическое создание новой версии для документа могут владелец и пользователь с правами на управление.

Чтобы включить/отключить автоверсионирование документа, воспользуйтесь одним из способов:

щелкните правой клавишей мыши на название файла в рабочей области, в появившемся контекстном меню выберите команду История версий > Создавать версии автоматически;

перейдите в Историю версий и нажмите переключатель Создавать версии автоматически в правом верхнем углу окна.

Если автоматическое создание новой версии включено, то новая версия документа создается автоматически в следующих случаях:

При редактировании документа любым пользователем системы. В этом случае новая версия создается с определенным интервалом, с момента последнего изменения документа в рамках сессии редактирования. Интервал устанавливается администратором сервера и по умолчанию составляет 5 минут.

После окончания сессии редактирования по документу, если в документ были внесены изменения после последнего автоматического создания версии (даже если интервал не завершился). Сессия считается завершенной, когда все участники закрыли документ.

Версии, создаваемые автоматически, сохраняются без наименования.

Автоматическое удаление версий

Если включена функция автоверсионирования, то на количество создаваемых версий устанавливается ограничение. Максимальное количество версий документа задается администратором инсталляции.

Когда создается новая версия, превышающая данное ограничение, самая ранняя из существующих версий документа удаляется. Удаляются только неотмеченные версии документа.

Ограничение распространяется как на автоматически созданные версии, так и на версии, созданные вручную.

Операции с версиями документа

Для выбора версии документа, с которой необходимо поработать, перейдите в Историю версий документа наведите курсор на версию документа на боковой панели и нажмите появившуюся кнопку knpk_more_actions (Еще) в строке версии. Выберите в меню необходимую операцию:

Переименовать – для переименования названия версии документа;

Восстановить – для установления выбранной версии документа текущей версией (строка не отображается для новой версии документа);

Сохранить копию – для сохранения версии документа отдельным новым документом;

Скачать – для скачивания версии документа на компьютер пользователя;

Печать – для печати выбранной версии документа;

Отметить версию/Снять отметку – установить/снять для версии отметку, сохраняющую версию от автоматического удаления и позволяющую сохранять версию до момента снятия отметки. Для новой (текущей) версии документа операция снятия отметки недоступна (отображается только при включенном автоверсионировании документа);

Удалить – для удаления выбранной версии документа (строка не отображается для новой (текущей) версии документа, а также для отмеченных версий).

Для выполнения операций с выбранной версией документа можно воспользоваться командами, расположенными в верхней части экрана.

Просмотреть версию

Чтобы просмотреть версию документа:

1.Перейдите в Историю версий документа.

2.В списке версий наведите курсор мыши на необходимую версию и нажмите левой клавишей мыши в строке версии.

Выбранная версия отобразится в рабочей области.

Переименовать версию

Чтобы переименовать версию документа:

1.Перейдите в Историю версий документа.

2.В списке версий наведите курсор мыши на необходимую версию и нажмите появившуюся кнопку knpk_more_actions (Еще).

3.В появившемся меню выберите команду Переименовать.

4.Введите новое имя версии и нажмите кнопку ОК.

Новое название версии отобразится в списке на боковой панели.

Сохранить версию отдельным документом

Чтобы сохранить версию документа отдельным документом:

1.Перейдите в Историю версий документа.

2.В списке версий наведите курсор мыши на необходимую версию и нажмите появившуюся кнопку knpk_more_actions (Еще).

3.В появившемся меню выберите команду Сохранить копию. На экране отобразится диалоговое окно выбора папки для сохранения версии.

4.При необходимости создайте новую папку.

5.Завершите сохранение версии, выбрав в диалоговом окне новое месторасположение объекта и нажав кнопку Сохранить.

Для выполнения операции с выбранной версией документа можно воспользоваться командой Сохранить копию, расположенной в верхней части экрана.

Отметить версию/Снять отметку

Для защиты версий от автоматического удаления их можно отметить.

Чтобы установить/снять отметку для версии документа:

1.Перейдите в Историю версий документа.

2.В списке версий наведите курсор мыши на необходимую версию и нажмите кнопку knpk_more_actions (Еще) в строке версии.

3.В появившемся меню выберите команду Отметить/Снять отметку.

Операция снятия отметки недоступна для текущей версии документа.

Отметка присваивается версии автоматически в следующих случаях:

при создании версии документа вручную;

при переименовании версии документа (если версия еще не была отмечена).

Версии, созданные автоматически, создаются без отметки.

Был ли материал полезным?
Да
Нет
Пользователи, считающие этот материал полезным: 0 из 0